Tình huống pháp lý: Do chuyển ra nước ngoài sinh sống, ông X thực hiện việc chuyển nhượng cổ phần của mình cho các cổ đông hiện hữu trong công ty A. Công ty đã mua lại cổ phần của ông X. Do đó nên vốn điều lệ công ty A giảm đi 02 tỷ. Vậy công ty A cần chuẩn hồ sơ bao gồm những giấy tờ gì để giảm vốn điều lệ công ty cổ phần? Mong được giải đáp.
1. Vốn điều lệ và thay đổi vốn điều lệ trong công ty cổ phần
- Vốn điều lệ của công ty cổ phần được hiểu là tổng giá trị mệnh giá cổ phần các loại đã được đăng ký mua và được ghi trong Điều lệ công ty. Theo đó, vốn điều lệ của công ty cổ phần tại thời điểm đăng ký sẽ là vốn điều lệ của công ty khi các cổ đông góp đủ vốn trong thời hạn góp vốn.
- Trong quá trình hoạt động kinh doanh với những biến động, vốn điều lệ của công ty có thể được thay đổi. Khi thay đổi vốn điều lệ, công ty phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp với cơ quan có thẩm quyền.
- Thay đổi vốn điều lệ trong công ty cổ phần được thể hiện theo 02 cách, có thể là tăng lên hoặc giảm đi.
+ Tăng vốn điều lệ trong công ty được thực hiện bằng các hình thức sau:
-
Chào bán cổ phần (theo Điều 123 Luật Doanh nghiệp 2020). Chào bán cổ phần là việc công ty tăng thêm số lượng cổ phần được quyền chào bán và bán các cổ phần đó trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp để tăng vốn điều lệ công ty.
-
Chuyển đổi trái phiếu đã phát hành thành cổ phiếu;
- Thực hiện trả cổ tức bằng cổ phần.
+ Giảm vốn điều lệ được thực hiện bằng các hình thức sau:
(Khoản 5 Điều 112 Luật Doanh nghiệp 2020)
- Theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông, công ty hoàn trả một phần vốn góp cho cổ đông theo tỷ lệ sở hữu cổ phần của họ trong công ty nếu công ty đã hoạt động kinh doanh liên tục từ 02 năm trở lên kể từ ngày đăng ký thành lập doanh nghiệp và bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác sau khi đã hoàn trả cho cổ đông;
- Công ty mua lại cổ phần đã bán theo quy định tại Điều 132 và Điều 133 của Luật này;
- Vốn điều lệ không được các cổ đông thanh toán đầy đủ và đúng hạn theo quy định tại Điều 113 của Luật này."
2. Hồ sơ, thủ tục tăng vốn điều lệ của công ty cổ phần
Doanh nghiệp cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ và nộp cho cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
Hồ sơ thực hiện bao gồm các loại giấy tờ sau:
- 01 bản thông báo thay đổi đăng ký kinh doanh (mẫu thông báo quy định tại Phụ lục II-1, Thông tư 02/2019/TT-BKHDT);
- Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông;
- Văn bản của Sở kế hoạch và Đầu tư về việc chấp thuận, góp vốn, mua cổ phần, phần vốn góp của nhà đầu tư nước ngoài nếu thuộc trường hợp quy định tại Khoản 1 Điều 26 Luật Đầu tư 2020;
- Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của HĐQT doanh nghiệp về việc tăng vốn điều lệ công ty sau khi kết thúc mỗi đợt thực hiện chào bán cổ phần;
- Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông ghi nhận việc phát hành cổ phần chào bán để tăng vốn điều lệ công ty (trong đó nêu rõ số lượng cổ phần đã được chào bán và giao lại cho HĐQT thực hiện thủ tục đăng ký vốn điều lệ sau khi kết thúc mỗi đợt chào bán cổ phần).
Trình tự thủ tục thực hiện:
Bước 1: Thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh: tăng vốn điều lệ
Các cổ đông sẽ thống nhất phương án tăng vốn điều lệ trước khi quyết định tăng vốn.
Bước 2: Thực hiện đăng ký thay đổi vốn điều lệ công ty
- Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ tăng vốn điều lệ công ty cổ phần và nộp tại Phòng đăng ký kinh doanh của Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc nộp hồ sơ online tại Cổng thông tin quốc gia theo địa chỉ: https://dangkykinhdoanh.gov.vn.
- Trong vòng thời gian từ 03 đến 05 ngày làm việc, cơ quan tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm xem xét tính chất pháp lý của hồ sơ, nếu xét thấy hồ sơ đầy đủ hợp lệ theo quy định sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Trường hợp từ chối thay đổi (do hồ sơ không hợp lệ) phải trả lời bằng văn bản cho doanh nghiệp.
Bước 3: Công bố thông tin thay đổi vốn điều lệ công ty lên Cổng thông tin quốc gia
- Trong vòng thời gian 30 ngày kể từ ngày thực hiện việc thay đổi tăng vốn điều lệ, doanh nghiệp phải tiến hành công bố thông tin thay đổi trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia.
- Sau khi doanh nghiệp thực hiện thành công thủ tục này, Phòng đăng ký kinh doanh của Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh sẽ cấp cho doanh nghiệp giấy biên nhận công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp.
Bước 4: Thực hiện nộp bổ sung thuế môn bài khi tăng vốn điều lệ
Trường hợp việc thay đổi điều chỉnh tăng vốn điều lệ của doanh nghiệp làm tăng mức thuế môn bài doanh nghiệp phải nộp thì doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục sau đây:
- Thực hiện kê khai và nộp mẫu số 08;
- Nộp tờ khai thuế môn bài bổ sung;
Theo quy định pháp luật trường hợp người nộp thuế khi có sự thay đổi các yếu tố liên quan đến căn cứ tính thuế làm thay đổi số thuế môn bài phải nộp của năm tiếp theo thì phải tiến hành nộp hồ sơ khai thuế môn bài cho năm tiếp theo, thời hạn khai thuế chậm nhất là vào ngày 31/12 của năm có sự thay đổi đó.
Bước 5: Hoàn thành góp vốn khi tăng vốn điều lệ công ty
Cổ đông công ty phải chịu trách nhiệm với số vốn góp tăng lên và có nghĩa vụ góp đủ số vốn tăng trong thời gian 90 ngày tính từ ngày được cấp giấy chứng nhận thay đổi đăng ký kinh doanh với nội dung tăng vốn điều lệ công ty.
3. Hồ sơ, thủ tục giảm vốn điều lệ của công ty cổ phần
Hồ sơ giảm vốn điều lệ bao gồm:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
- Quyết định của đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi vốn điều lệ;
- Biên bản họp đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi vốn điều lệ;
- Báo cáo tài chính của công ty tại kỳ gần nhất với thời điểm quyết định giảm vốn điều lệ;
- Văn bản cam kết bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác sau khi giảm vốn điều lệ;
- Giấy ủy quyền để thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp;
- Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người được ủy quyền;
- Tờ khai thông tin người nộp hồ sơ;
- Mục lục hồ sơ, bìa hồ sơ.
Bước 1: Thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh: Giảm vốn điều lệ công ty cổ phần
Các cổ đông sẽ thống nhất phương án giảm vốn điều lệ trước khi quyết định giảm vốn.
Bước 2: Thực hiện đăng ký thay đổi vốn điều lệ
- Doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính; hoặc nộp hồ sơ online tại Cổng thông tin quốc gia theo địa chỉ: https://dangkykinhdoanh.gov.vn
- Thời hạn giải quyết: Trong vòng 3 ngày làm việc, kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện thủ tục thay đổi giảm vốn điều lệ cho công ty cổ phần và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Trường hợp từ chối thay đổi phải trả lời bằng văn bản cho doanh nghiệp.
Bước 3: Công bố thông tin thay đổi giảm vốn điều lệ trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia trong vòng 30 ngày kể từ ngày thay đổi.
Bước 4: Trường hợp việc giảm vốn điều lệ làm giảm mức thuế môn bài, doanh nghiệp phải nộp tờ khai thuế môn bài bổ sung chậm nhất là ngày 30 tháng 01 năm sau (Theo Điểm a Khoản 1 Điều 10 Nghị định số 126/2020 NĐ-CP).
Lưu ý: Công ty cổ phần cần phải cam kết bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác khi giảm vốn điều lệ bởi việc giảm vốn điều lệ đã gây ảnh hưởng trực tiếp đến việc thanh toán các nghĩa vụ tài chính của công ty cổ phần.
4. Không đăng ký thay đổi vốn điều lệ bị xử phạt như thế nào?
Theo quy định tại Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, mức xử phạt được áp dụng như sau:
- Cảnh cáo đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 01 ngày đến 10 ngày.
- Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 11 ngày đến 30 ngày.
- Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 31 ngày đến 90 ngày.
- Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên.
- Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với hành vi không đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.
- Biện pháp khắc phục hậu quả:
+ Buộc đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đối với hành vi vi phạm quy định tại khoản 1, khoản 2, khoản 3 và khoản 4 Điều này trong trường hợp chưa đăng ký thay đổi theo quy định;
+ Buộc đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đối với hành vi vi phạm quy định tại khoản 5 Điều này.
Việc thay đổi vốn điều lệ trong công ty cổ phần là một quá trình phức tạp và đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Tuy nhiên, với sự hỗ trợ của dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp, Luật Ánh Ngọc sẽ giúp Qúy khách hàng thực hiện một cách nhanh chóng và hiệu quả.