1. Văn phòng đại diện là gì?
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.
(Theo Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020).
Văn phòng đại diện thực hiện các chức năng chủ yếu như sau:
- Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, do đó, văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh, phát sinh doanh thu.
- Chức năng chính của văn phòng đại diện là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.
- Doanh nghiệp muốn thực hiện thăm dò thị trường, hoặc quảng bá thương hiệu tới các tỉnh thành ngoài tỉnh thành đang đặt trụ sở nên thành lập văn phòng đại diện.
- Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện các công việc xúc tiến, giao dịch thay cho công ty mẹ.
Xem thêm bài viết: Nguy cơ và hậu quả khi thực hiện công việc không có ủy quyền
2. Nên thành lập văn phòng đại diện không?
Tình huống pháp lý: Do nhu cầu tiếp cận thị trường và khách hàng mới, công ty TNHH X muốn thành lập văn phòng đại diện ở Thành phố Hồ Chí Minh. Công ty muốn được tư vấn về những điều kiện và thủ tục thực hiện thành lập như thế nào?
Hãy cùng Luật Ánh Ngọc giải đáp mọi thông tin và thắc mắc tới khách hàng để Khách hàng có những kiến thức pháp lý chuyên sâu nhất.
Tùy thuộc vào mục đích kinh doanh và tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể đưa ra lựa chọn nên thành lập văn phòng đại diện hay không để đảm cho mục đích thành lập đạt hiệu quả nhất.
* Ưu điểm của văn phòng đại diện:
- Ưu điểm lớn nhất của văn phòng đại diện là không phát sinh các thủ tục liên quan đến báo cáo thuế cũng như không phải nộp thuế môn bài.
- Doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại điện cùng tỉnh thành phố hoặc khác tỉnh thành phố đều được.
- Doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại diện tại nước ngoài.
- Thực hiện chức năng chủ yếu là để giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty tại một địa phương khác.
* Nhược điểm của văn phòng đại diện:
- Không phát sinh được việc kinh doanh tại văn phòng đại diện;
- Khi thay đổi trụ sở văn phòng đại diện sang quận khác vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế tại Chi cục thuế nơi có địa chỉ cũ.
=> Nếu doanh nghiệp mới bắt đầu hoạt động và cần tìm hiểu thị trường tại địa phương mới, hoặc chỉ muốn giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ tại địa phương mới, thì việc thành lập văn phòng đại diện sẽ giúp cho công ty/ doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí đầu tư ban đầu, đồng thời mang lại sự linh hoạt trong hoạt động kinh doanh của mình.
3. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty
Muốn đăng ký thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Có chức năng đại diện theo ủy quyền của công ty, không có chức năng kinh doanh.
- Tên văn phòng đại diện phải được đặt theo đúng quy định của pháp luật, không được đặt trùng, gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký, không được sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang, tên của tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp. Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Chi nhánh” đối với chi nhánh, cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với văn phòng đại diện.
- Khi làm biển hiệu thì tên văn phòng đại diện phải được in hoa hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng việt của công ty mẹ. Quy đình này cũng được áp dụng với các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu, ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.
- Việc ký kết hợp đồng của văn phòng đại diện thì phải theo ủy quyền của doanh nghiệp và đóng dấu doanh nghiệp đó, văn phòng đại diện không có quyền tự nhân danh mình ký kết hợp đồng riêng.
- Văn phòng đại diện phải có trụ sở và trụ sở tuân theo quy định của pháp luật.
3. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
Hồ sơ thực hiện bao gồm:
- Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện;
- Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp;
- Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.
Ngoài 03 loại giấy tờ chung có trong hồ sơ nói trên, việc thành lập văn phòng đại diện của mỗi loại hình doanh nghiệp khác nhau sẽ có những loại giấy tờ khác nhau. Cụ thể:
+ Đối với hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện của Công ty trách nhiệm hữu hạn 01 thành viên: Nghị quyết/ quyết định của chủ sở hữu công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên thành lập văn phòng đại diện.
+ Đối với hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện của Công ty trách nhiệm hữu hạn 02 thành viên: Nghị quyết/ quyết định và biên bản họp của Hội đồng thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên về việc thành lập văn phòng đại diện.
+ Đối với hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện của Công ty Cổ phần: Nghị quyết/ quyết định và biên bản họp của Hội đồng quản trị công ty cổ phần về việc thành lập văn phòng đại diện.
4. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Doanh nghiệp thực hiện thủ tục theo các bước sau đây:
Bước 1: Soạn thảo và nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
- Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ.
- Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh thành phố nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.
Bước 2: Công bố thông tin
Doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện nộp lệ phí công bố để công bố thông tin văn phòng đại diện trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia.
Bước 3: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện
– Trường hợp hồ sơ chưa chính xác, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo sửa đổi bổ sung hồ sơ theo yêu cầu => Doanh nghiệp sửa hồ sơ theo ý chuyên viên và nộp lại hồ sơ. Thời gian nộp hồ sơ được tính lại từ đầu.
- Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp.
Bước 4: Khắc dấu cho văn phòng đại diện
- Để thuận tiện cho việc ký các hồ sơ, giấy tờ phục vụ hoạt động của văn phòng đại diện nên khắc con dấu của văn phòng đại diện.
- Văn phòng sẽ tiến hành khắc dấu, công bố mẫu dấu trên công thông tin quốc gia, chính thức đi vào hoạt động.
Luật Ánh Ngọc nhận thực thực hiện dịc vụ thành lập văn phòng đại diện - đảm bảo tính chính xác, hiệu quả, tiết kiệm chi phí và thời gian. Gói dịch vụ thành lập văn phòng đại diện trên áp dụng cho tất cả các loại hình doanh nghiệp:
- Thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp tư nhân.
- Thành lập lập văn phòng đại diện của công ty TNHH 1 thành viên
- Thành lập văn phòng đại diện của công ty TNHH 2 thành viên
- Thành lập văn phòng đại diện của công ty cổ phần
- Thành lập văn phòng đại diện của công ty hợp danh.
* Lưu ý: sau khi thực hiện đăng ký văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần tiến hành các thủ tục như nộp thuế, treo biển hiệu,... theo đúng quy định của pháp luật.
5. Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài
Theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính.Khi thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp cần chú ý các điều kiện sau:
- Thực hiện thủ tục thành lập theo quy định tại nước sở tại.
- Doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện tại nước ngoài không phải thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận đầu tư ra nước ngoài.
- Công ty chỉ phải thực hiện thủ tục đăng ký giao dịch ngoại hối để chuyển tiền ra nước ngoài cho văn phòng hoạt động.
- Sau khi có giấy phép tại nước ngoài nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh nơi công ty có trụ sở chính để cập nhật thông tin trên Cổng đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
Dịch vụ pháp lý về thành lập văn phòng đại diện không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn mang lại sự tiết kiệm thời gian và nỗ lực. Bằng cách sử dụng dịch vụ này, Quý khách hàng có thể tập trung vào hoạt động kinh doanh chính của mình mà không phải lo lắng về các thủ tục phức tạp.
Mọi thắc mắc về thông tin liên quan đến thành lập văn phòng đại diện, Quý khách hàng vui lòng liên hệ tới chúng tôi thông qua các phương tiện sau: