Ủy quyền xin trích lục khai sinh

Pháp luật có cho phép ủy quyền xin trích lục khai sinh không?

Pháp luật có cho phép uỷ quyền xin trích lục khai sinh, căn cứ tại Điều 2 Thông tư 04/2020/TT-BTP về việc ủy quyền đăng ký hộ tịch như sau:

“Điều 2. Việc ủy quyền đăng ký hộ tịch

1. Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, yêu cầu đăng ký các việc hộ tịch theo quy định tại Điều 3 Luật hộ tịch (sau đây gọi là yêu cầu đăng ký hộ tịch) được uỷ quyền cho người khác thực hiện thay; trừ trường hợp đăng ký kết hôn, đăng ký lại việc kết hôn, đăng ký nhận cha, mẹ, con thì không được ủy quyền cho người khác thực hiện, nhưng một bên có thể trực tiếp nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền, không phải có văn bản ủy quyền của bên còn lại. Việc ủy quyền phải lập thành văn bản, được chứng thực theo quy định của pháp luật. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.

2. Trường hợp người đi đăng ký khai sinh cho trẻ em là ông, bà, người thân thích khác theo quy định tại khoản 1 Điều 15 Luật hộ tịch thì không phải có văn bản ủy quyền của cha, mẹ trẻ em, nhưng phải thống nhất với cha, mẹ trẻ em về các nội dung khai sinh."

Theo quy định trên, cá nhân có thể ủy quyền cho người khác thực hiện việc cấp bản sao trích lục giấy khai sinh, trừ trường hợp đăng ký kết hôn, đăng ký lại việc kết hôn, đăng ký nhận cha, mẹ, con. Theo đó, khi đi người thân của bạn cần phải mang theo giấy ủy quyền không phải công chứng, chứng thực nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với bạn (như sổ hộ khẩu…).

Những trường hợp được ủy quyền và không được ủy quyền xin trích lục khai sinh

Trong thực tế giải quyết thủ tục hộ tịch, không phải trường hợp nào người dân cũng phải trực tiếp đi xin trích lục khai sinh. Pháp luật cho phép ủy quyền trong một số trường hợp nhất định, nhưng đồng thời cũng giới hạn rõ những trường hợp không được ủy quyền, nhằm bảo đảm tính chính xác và an toàn thông tin cá nhân.

- Những trường hợp được ủy quyền xin trích lục khai sinh: Người yêu cầu cấp bản sao trích lục khai sinh có thể ủy quyền cho người khác thực hiện thay khi thuộc một trong các trường hợp sau:

• Người được trích lục là người đã thành niên, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và có văn bản ủy quyền hợp lệ.
• Cha, mẹ, vợ, chồng, con, anh, chị, em ruột có thể đứng ra làm thủ tục xin trích lục khai sinh cho nhau; trong các trường hợp này, pháp luật cho phép không bắt buộc phải lập văn bản ủy quyền nhưng phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ.
• Trường hợp ủy quyền cho người không có quan hệ thân thích thì bắt buộc phải có giấy ủy quyền theo đúng hình thức pháp luật (thường là văn bản có chứng thực).

• Những trường hợp không được ủy quyền xin trích lục khai sinh: Pháp luật không chấp nhận việc ủy quyền trong các trường hợp sau:

• Xin trích lục khai sinh cho người chưa thành niên mà không phải là cha, mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp.
• Người được trích lục không đồng ý hoặc không có căn cứ pháp lý chứng minh việc đại diện, ủy quyền.
• Việc xin trích lục nhằm phục vụ các thủ tục liên quan đến xác định lại hộ tịch, thay đổi, cải chính thông tin nhưng người yêu cầu không phải là người có quyền, lợi ích liên quan trực tiếp theo quy định pháp luật.

Người được ủy quyền cần đáp ứng điều kiện gì khi xin trích lục khai sinh?

Người được uỷ quyền cần đáp ứng các điều kiện sau khi xin trích lục khai sinh:

• Việc ủy quyền phải lập thành văn bản, được chứng thực theo quy định của pháp luật. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.
• Bản sao CCCD/Hộ chiếu còn thời hạn giá trị sử dụng của người được uỷ quyền
• Nội dung của văn bản uỷ quyền không trái với quy định của pháp luật

Thẩm quyền cấp bản sao trích lục khai sinh theo quy định hiện hành

Theo quy định đang áp dụng hiện nay, thẩm quyền cấp bản sao trích lục khai sinh được xác định dựa trên nơi đang quản lý dữ liệu hộ tịch, không phụ thuộc vào việc trước đây giấy khai sinh được đăng ký ở đâu.

• Người có nhu cầu trích lục khai sinh có thể nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp xã. UBND cấp xã là nơi trực tiếp quản lý và khai thác Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, nên không bắt buộc phải quay lại đúng nơi đã đăng ký khai sinh trước đây, miễn là thông tin đã được cập nhật trên hệ thống.
• Trường hợp đang sinh sống ở nước ngoài, công dân Việt Nam có thể thực hiện thủ tục tại cơ quan đại diện ngoại giao hoặc cơ quan lãnh sự của Việt Nam theo thẩm quyền. 
• Ngoài hình thức nộp hồ sơ trực tiếp, người dân cũng có thể đề nghị cấp trích lục khai sinh qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng Dịch vụ công cấp tỉnh. Hồ sơ điện tử sau đó sẽ được cơ quan hộ tịch có thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết theo quy định.

>>> Bạn có thể xem chi tiết hướng dẫn hồ sơ và thủ tục trích lục khai sinh ở đây trước khi thực hiện: Hồ sơ, thủ tục trích lục giấy khai sinh

Những lưu ý quan trọng khi ủy quyền xin trích lục khai sinh

Khi không thể trực tiếp đi làm thủ tục và phải ủy quyền xin trích lục khai sinh, Luật Ánh Ngọc nêu ra những lưu ý quan trọng để người dân cần đặc biệt chú ý một số điểm sau tránh bị trả hồ sơ hoặc kéo dài thời gian giải quyết:

• Văn bản ủy quyền cần ghi cụ thể việc ủy quyền để xin trích lục giấy khai sinh, không nên ghi chung chung như “thực hiện các thủ tục hành chính” vì rất dễ bị cán bộ tiếp nhận yêu cầu làm lại.
• Hình thức ủy quyền phải phù hợp. Trong đa số trường hợp, giấy ủy quyền phải được công chứng hoặc chứng thực. Riêng trường hợp ủy quyền cho ông, bà, cha, mẹ, vợ, chồng, con thì có thể không cần công chứng nhưng vẫn phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ.
• Bản sao CCCD/Hộ chiếu của cả hai bên phải còn giá trị sử dụng. 
• Thông tin hộ tịch cung cấp phải càng chính xác càng tốt. Đối với các trường hợp khai sinh cũ, đặc biệt là trích lục khai sinh trước năm 1975, việc sai lệch họ tên, năm sinh, quê quán sẽ khiến cơ quan hộ tịch mất thêm thời gian xác minh hoặc từ chối tiếp nhận.
• Nên trao đổi trước với cơ quan hộ tịch nơi dự kiến nộp hồ sơ. Mỗi địa phương có thể có yêu cầu chi tiết khác nhau về giấy ủy quyền và hồ sơ kèm theo, hỏi trước sẽ giúp hồ sơ được tiếp nhận thuận lợi hơn.

Dưới góc độ pháp lý, ủy quyền xin trích lục khai sinh là giải pháp phù hợp trong trường hợp người có yêu cầu không thể trực tiếp thực hiện thủ tục, miễn là việc ủy quyền được lập đúng hình thức và nội dung theo quy định. Trong trường hợp bạn cần hỗ trợ soạn thảo giấy ủy quyền hoặc thực hiện thủ tục đúng quy định, Công ty Luật Ánh Ngọc sẵn sàng đồng hành và tư vấn cụ thể cho từng trường hợp.