Hồ sơ trích lục khai sinh bao gồm những gì
- Tờ khai đề nghị bản sao Trích lục hộ tịch theo mẫu trong trường hợp người yêu cầu là cá nhân hoặc Văn bản yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch nêu rõ lý do trong trường hợp người yêu cầu là cơ quan, tổ chức (nếu người có yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp);
- Mẫu điện tử tương tác yêu cầu cấp bản sao Giấy khai sinh, bản sao Trích lục hộ tịch (do người yêu cầu cung cấp thông tin theo hướng dẫn trên Cổng dịch vụ công, nếu người có yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến)
- Người có yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch thực hiện việc nộp/xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến) các giấy tờ sau:
- Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.
- Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.
- Hộ chiếu/Chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Căn cước điện tử/Giấy chứng nhận căn cước hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch. Trường hợp các thông tin cá nhân trong các giấy tờ này đã có trong CSDLQGVDC, CSDLHTĐT, được hệ thống điền tự động thì không phải tải lên (theo hình thức trực tuyến).
Thủ tục trích lục khai sinh
Bước 1: Nộp hồ sơ đề nghị trích lục khai sinh
Người có yêu cầu cấp bản sao trích lục khai sinh nộp hồ sơ tại Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch có thẩm quyền theo một trong các hình thức sau:
- Nộp hồ sơ trực tiếp: Người có yêu cầu cấp bản sao trích lục khai sinh nộp tại một trong các cơ quan sau:
- Cơ quan đăng ký hộ tịch, bao gồm: Ủy ban nhân dân xã; Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.
- Cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch: Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định pháp luật.
- Nộp hồ sơ qua đường bưu chính: Người yêu cầu gửi hồ sơ đến một trong các cơ quan có thẩm quyền nêu trên thông qua hệ thống bưu chính.
- Nộp hồ sơ trực tuyến: Người yêu cầu thực hiện thủ tục trên: Cổng Dịch vụ công quốc gia, hoặc Cổng Dịch vụ công cấp tỉnh nơi có thẩm quyền giải quyết.
Bước 2: Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cán bộ tiếp nhận kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ, chính xác và thống nhất của hồ sơ.
- Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ:
- Hồ sơ được tiếp nhận và xử lý.
- Nếu tiếp nhận sau 15 giờ thì trả kết quả vào ngày làm việc tiếp theo.
- Phiếu hẹn trả kết quả được cấp trực tiếp, gửi qua email hoặc tin nhắn tùy theo hình thức nộp hồ sơ.
- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ:
- Người yêu cầu được thông báo rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung.
- Sau khi bổ sung, hồ sơ được tiếp nhận và xử lý lại theo trình tự.
- Trường hợp không thể bổ sung hồ sơ: Cơ quan có thẩm quyền ra thông báo từ chối giải quyết theo quy định.
Lưu ý: Người yêu cầu có trách nhiệm kiểm tra thông tin trên trích lục khai sinh và phản hồi trong thời hạn tối đa 01 ngày. Nếu không có phản hồi, trích lục được coi là đã thống nhất nội dung.
Bước 3: Trả kết quả trích lục khai sinh
Người yêu cầu được nhận kết quả theo một trong các hình thức sau:
- Bản điện tử trích lục khai sinh gửi qua thư điện tử hoặc kho dữ liệu điện tử cá nhân;
- Nhận trích lục khai sinh qua hệ thống bưu chính;
- Nhận trực tiếp tại cơ quan đăng ký hộ tịch.
Hồ sơ, thủ tục trích lục khai sinh thực hiện ở đâu?
Hiện nay, việc xin trích lục khai sinh được thực hiện tại cơ quan quản lý dữ liệu hộ tịch có thẩm quyền, phù hợp với mô hình chính quyền địa phương 2 cấp:
- Cụ thể, người có nhu cầu trích lục khai sinh có thể nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp xã (xã, phường, thị trấn). UBND cấp xã là nơi trực tiếp quản lý và khai thác Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, nên không bắt buộc phải quay lại đúng nơi đã đăng ký khai sinh trước đây, miễn là thông tin đã được cập nhật trên hệ thống.
- Trường hợp đang sinh sống ở nước ngoài, công dân Việt Nam có thể thực hiện thủ tục tại cơ quan đại diện ngoại giao hoặc cơ quan lãnh sự của Việt Nam theo thẩm quyền.
- Ngoài hình thức nộp hồ sơ trực tiếp, người dân cũng có thể đề nghị cấp trích lục khai sinh qua Cổng Dịch vụ công quốc gia. Hồ sơ điện tử sau đó sẽ được cơ quan hộ tịch có thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết theo quy định.
Ai có quyền nộp hồ sơ trích lục khai sinh?
Căn cứ theo Điều 16 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về cá nhân, tổ chức có quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc:
- Cá nhân, tổ chức được cấp bản chính.
- Người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính.
- Cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết.
Thời gian giải quyết thủ tục trích lục khai sinh là bao lâu?
Thời gian giải quyết thủ tục trích lục khai sinh thông thường là ngay trong ngày làm việc khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay, kết quả sẽ được trả vào ngày làm việc tiếp theo.
- Thời gian cụ thể: Thường là ngay trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.
- Trường hợp cần xác minh: Nếu hồ sơ phức tạp hoặc cần xác minh thêm, thời gian có thể kéo dài hơn, có thể lên đến 3 ngày hoặc hơn tùy cơ quan có thẩm quyền.
Lệ phí trích lục khai sinh
Theo quy định tại Điều 4 Thông tư 281/2016/TT-BTC, lệ phí cấp bản sao trích lục hộ tịch là 8.000 đồng/bản sao và miễn lệ phí cho các đối tượng thuộc diện ưu tiên gồm:
- Người có công với cách mạng;
- Người thuộc hộ nghèo;
- Người khuyết tật.
Câu hỏi thường gặp về hồ sơ, thủ tục trích lục khai sinh
Trích lục khai sinh là gì?
Theo Điều 6 Nghị định 123/2015/NĐ-CP và khoản 9 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014, có thể hiểu trích lục khai sinh cũng là trích lục hộ tịch nên có thể hiểu trích lục khai sinh là văn bản mà cơ quan có thẩm quyền cấp để chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký khai sinh thì sẽ được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp trích lục giấy khai sinh bản chính.
Bố mẹ khi đi xin trích lục giấy khai sinh cho con có cần uỷ quyền không?
Căn cứ Điều 2 Thông tư 04/2020/TT-BTP quy định chi tiết một số điều của Luật hộ tịch và nghị định 123/2015/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành luật hộ tịch như sau:
"1. Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, yêu cầu đăng ký các việc hộ tịch theo quy định tại Điều 3 Luật hộ tịch (sau đây gọi là yêu cầu đăng ký hộ tịch) được uỷ quyền cho người khác thực hiện thay; trừ trường hợp đăng ký kết hôn, đăng ký lại việc kết hôn, đăng ký nhận cha, mẹ, con thì không được ủy quyền cho người khác thực hiện, nhưng một bên có thể trực tiếp nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền, không phải có văn bản ủy quyền của bên còn lại.
Việc ủy quyền phải lập thành văn bản, được chứng thực theo quy định của pháp luật. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực."
Do đó, bố mẹ khi đi xin cấp trích lục giấy khai sinh cho con cần có văn bản ủy quyền tuy nhiên văn bản ủy quyền không cần phải chứng thực.
Trích lục khai sinh có thời hạn không?
So với các loại giấy tờ như thẻ căn cước hay phiếu lý lịch tư pháp – vốn chỉ có giá trị trong một khoảng thời gian nhất định – giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc, có giá trị ổn định và không bị giới hạn về thời hạn hiệu lực. Do đó, trích lục giấy khai sinh cũng không bị ràng buộc bởi thời hạn sử dụng.
Tóm lại, thủ tục trích lục khai sinh hiện nay được thực hiện tương đối thuận tiện nếu người dân chuẩn bị đúng hồ sơ xin trích lục giấy khai sinh và nộp tại đúng cơ quan có thẩm quyền. Tuy nhiên, trên thực tế vẫn có nhiều trường hợp gặp vướng mắc về thông tin hộ tịch, dữ liệu lưu trữ hoặc hình thức nộp hồ sơ. Khi đó, việc tham khảo ý kiến hoặc sử dụng dịch vụ pháp lý từ Công ty Luật Luật Ánh Ngọc sẽ giúp quá trình làm trích lục khai sinh.