Trích lục khai sinh là gì? Có gì khác giấy khai sinh bản chính?
Để bắt đầu tìm hiểu về trích lục khai sinh, trước hết, quý bạn đọc cần hiểu rõ về định nghĩa của thuật ngữ này.
Theo đó, tham khảo các quy định tại khoản 1 Điều 2 và khoản 9 Điều 4 Luật Hộ tịch năm 2014, có thể đưa ra khái niệm cơ bản về trích lục khai sinh như sau: Trích lục khai sinh là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện khai sinh của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch.
Tóm lại, trích lục khai sinh là văn bản chứng minh việc một người đã đăng ký khai sinh. Trong khi đó, giấy khai sinh là giấy tờ gốc phát sinh ngay thời điểm đăng ký khai sinh.
Xin trích lục khai sinh ở đâu theo quy định pháp luật?
Một vấn đề cũng cần được lưu tâm khi tìm hiểu về trích lục khai sinh là cơ quan có thẩm quyền cấp loại giấy tờ này.
Theo đó, Điều 63 Luật Hộ tịch năm 2014 quy định rõ “Cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký”.
Đồng thời, căn cứ vào khoản 5 Điều 4 Luật này quy định về cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch, có thể rút ra kết luận những cơ quan có thẩm quyền cấp trích lục khai sinh bao gồm:
- Cơ quan đăng ký hộ tịch: bao gồm Ủy ban nhân dân cấp xã, Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (Khoản 1 Điều 8 Nghị định 120/2025/NĐ-CP).
- Bộ Tư pháp.
- Bộ Ngoại giao.
- Cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
Việc xác định được chính xác cơ quan có thẩm quyền cấp trích lục khai sinh sẽ các cá nhân có nhu cầu rút ngắn thời gian thực hiện thủ tục hành chính.
Xin trích lục giấy khai sinh ở Sở Tư pháp được không?
Có thể. Theo khoản 4 Điều 8 Nghị định 87/2020/NĐ-CP thì Sở Tư pháp có quyền sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử để cấp bản sao trích lục hộ tịch đối với các trường hợp đã đăng ký hộ tịch tại các cơ quan đăng ký hộ tịch trên địa bàn hoặc người có yêu cầu đang cư trú trên địa bàn.
Trong đó, trích lục khai sinh là một trong những giấy tờ thuộc trích lục hộ tịch nên Sở Tư pháp có thể cấp loại văn bản này.
Xin trích lục khai sinh có bắt buộc về nơi đăng ký khai sinh ban đầu không?
Không. Điều 63 Luật Hộ tịch năm 2014 có quy định “Cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký”.
Như vậy, việc xin trích lục khai sinh của cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú. Hay, cá nhân không cần phải về nơi đăng ký khai sinh ban đầu để xin trích lục khai sinh.
Khi nào cần xin trích lục giấy khai sinh?
Hiện nay không có một quy định nào liệt kê cụ thể những trường hợp cần xin trích lục giấy khai sinh. Tuy nhiên, căn cứ vào thực tế hiện nay có thể liệt kê một số thời điểm nên xin trích lục giấy khai sinh như sau:
- Giấy khai sinh bị mất hoặc hư hỏng.
- Thực hiện các thủ tục hành chính như đăng ký kết hôn,...
- Sử dụng thay thế Giấy khai sinh trong các giao dịch.
Thực tế cho thấy, trích lục giấy khai sinh có giá trị tương đương giấy khai sinh bản chính nên trong nhiều giao dịch, thủ tục việc dùng trích lục khai sinh sẽ hạn chế các rủi ro sau này.
Gọi ngay
Ai có quyền yêu cầu cấp trích lục khai sinh
Với những giá trị thực tế của trích lục khai sinh, vấn đề chủ thể có quyền yêu cầu cấp loại văn bản này cũng cần được lưu tâm.
Theo khoản 1 Điều 64 Luật Hộ tịch năm 2014, có 03 chủ thể có quyền yêu cầu cấp trích lục khai sinh:
- Bản thân người yêu cầu cấp trích lục khai sinh.
- Người đại diện của cá nhân muốn cấp trích lục khai sinh trong trường hợp cá nhân đó chưa đủ hoặc mất năng lực hành vi dân sự.
- Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp trích lục khai sinh theo luật định.
Việc quy định rõ những chủ thể có thẩm quyền yêu cầu cấp trích lục khai sinh là cơ sở để hạn chế tình trạng trích lục khai sinh được cá nhân, tổ chức có mục đích xấu sử dụng.
Xin trích lục khai sinh cần chuẩn bị những giấy tờ gì?
Khi xác định được mục đích xin trích lục khai sinh, việc mà các cá nhân cần làm lúc này là chuẩn bị đủ giấy tờ theo luật định để hạn chế tình trạng sai sót hồ sơ.
Căn cứ khoản 1 Điều 64 Luật Hộ tịch năm 2014 và khoản 1 Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, các giấy tờ cần chuẩn bị để xin trích lục khai sinh bao gồm:
- Đơn xin trích lục giấy khai sinh theo mẫu tại Thông tư số 04/2020/TT-BTP
- Văn bản yêu cầu nêu rõ lý do đề nghị cấp trích lục khai sinh đối với cá nhân, tổ chức.
- Giấy tờ pháp lý của cá nhân như hộ chiếu, chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân, Thẻ căn cước, Căn cước điện tử,....
Với việc chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ trên, thời gian xin trích lục khai sinh của quý bạn đọc có thể rút ngắn lại, tiết kiệm công sức chỉnh sửa hồ sơ.
>>>> Xem thêm: Làm lại giấy khai sinh cần những gì?
Các cách thức trích lục giấy khai sinh phổ biến hiện nay
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, cá nhân hoặc tổ chức muốn đề nghị cấp trích lục khai sinh có thể thực hiện thủ tục xin cấp theo quy định pháp luật.
Theo Điều 3 Nghị định 123/2015/NĐ-CP và khoản 1,2 và khoản 3 Điều 12 Nghị định 87/2020/NĐ-CP , hiện nay chủ thể có nhu cầu xin trích lục giấy khai sinh theo một trong ba cách sau:
Thực hiện trực tiếp tại cơ quan hộ tịch
Người yêu cầu cấp trích lục khai sinh nộp hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công có thẩm quyền và nộp phí theo quy định của pháp luật.
Cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, thống nhất, hợp lệ của hồ sơ.
- Trường hợp hồ sơ đầy đủ, cán bộ tiếp nhận trả Phiếu hẹn cho người yêu cầu.
- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ thông báo cho người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung để người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện.
Sau khi hồ sơ đầy đủ, cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch thực hiện xem xét tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ đủ điều kiện thì cấp trích lục khai sinh cho người yêu cầu.
Thực hiện trực tuyến qua hệ thống dịch vụ công
Người yêu cầu cấp trích lục khai sinh theo hình thức trực tuyến thực hiện truy cập vào Cổng dịch vụ công quốc gia để đăng nhập tài khoản.
Sau khi đăng nhập thành công, người yêu cầu điền thông tin đồng thời đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện tử hồ sơ đề nghị cấp trích lục khai sinh và thanh toán lệ phsi theo quy định pháp luật.
Cán bộ tiếp nhận hồ sơ thực hiện kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ và yêu cầu người nộp bổ sung, hoàn thiện trong trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ.
Sau khi hồ sơ đầy đủ, cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp trích lục khai sinh trong trường hợp hồ sơ đủ điều kiện.
Thực hiện thông qua đơn vị cung cấp dịch vụ hỗ trợ pháp lý
Ngoài cách thực tự mình thực hiện, để đảm bảo quy trình xin trích lục khai sinh diễn ra nhanh chóng, cá nhân có nhu cầu có thể sử dụng dịch vụ của các đơn vị hỗ trợ pháp lý. Trong đó, Luật Ánh Ngọc đang là một trong những đối tác được nhiều khách hàng tin tưởng bởi độ dày kinh nghiệm trong lĩnh vực này.
Sử dụng dịch vụ xin trích lục khai sinh tại Luật Ánh Ngọc, bạn sẽ nhận được những lợi ích sau:
- Tiết kiệm thời gian chuẩn bị hồ sơ và đi lại.
- Hạn chế khả năng bị yêu cầu bổ sung hồ sơ.
- Đại diện khách hàng thực hiện thủ tục với cơ quan có thẩm quyền.
- Tư vấn cách thức phù hợp với tình hình thực tế của khách hàng.
Với những ưu điểm trên, Luật Ánh Ngọc là lựa chọn đáng cân nhắc nếu bạn có nhu cầu xin trích lục khai sinh.
>>>> Xem thêm: Có được làm giấy khai sinh cho con khi mẹ chưa đủ tuổi kết hôn
Thời gian giải quyết trích lục khai sinh
Để việc xin trích lục khai sinh không ảnh hưởng tới công việc của cá nhân có nhu cầu, việc nắm được thời gian hoàn thiện thủ tục cũng là một vấn đề cần lưu ý.
Theo khoản 3 Điều 13 Nghị định 87/2020/NĐ-CP, thời gian giải quyết trích lục khai sinh là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ. Trường hợp phải kiểm tra, xác minh thì thời hạn có thể kéo dài nhưng không quá 10 ngày làm việc.
Như vậy, trong trường hợp hồ sơ hợp lệ thì thời gian giải quyết trích lục khai sinh sẽ kéo dài từ 03 - 10 ngày. Trường hợp hồ sơ cần bổ sung thì thời gian này có thể kéo dài hơn.
Lệ phí trích lục khai sinh hiện nay
Để hồ sơ được tiếp nhận ban đầu thì ngoài việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, cá nhân và tổ chức có nhu cầu xin trích lục khai sinh còn cần nộp đủ lệ phí.
Theo Điều 4 Thông tư 281/2016/TT-BTC, mức lệ phí đề nghị cấp trích lục khai sinh hiện nay là 8.000 đồng/bản sao trích lục.
Trên đây là toàn bộ những thông tin cơ bản nhất về trích lục khai sinh. Việc nắm rõ các quy định về vấn đề này sẽ giúp quý bạn đọc chủ động trong việc xác định thời gian cũng như chuẩn bị tài liệu để hoàn thiện quy trình. Trường hợp có thắc mắc liên quan tới vấn đề này, quý khách hàng có thể liên hệ với Luật Ánh Ngọc để được giải đáp.