Hồ sơ kê khai thuế ban đầu cho doanh nghiệp mới
Hồ sơ kê khai thuế ban đầu là tập hợp các giấy tờ doanh nghiệp nộp cho cơ quan thuế để xác lập quan hệ quản lý thuế. Theo Luật Quản lý thuế 2019, doanh nghiệp mới thành lập có nghĩa vụ đăng ký thuế và thực hiện khai thuế ngay cả khi chưa phát sinh doanh thu.
Thông thường, hồ sơ bao gồm: tờ khai đăng ký phương pháp tính thuế, thông báo áp dụng hóa đơn, thông tin tài khoản ngân hàng, chữ ký số. Mỗi chi cục thuế có thể yêu cầu biểu mẫu cụ thể, nhưng nội dung cốt lõi không thay đổi.
Nếu thiếu hồ sơ hoặc nộp chậm, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính dù chưa hoạt động thực tế. Đây là điểm mà rất nhiều doanh nghiệp mới thường chủ quan.
Xem thêm: Hồ sơ khai thuế theo quy định pháp luật mới nhất
Thủ tục đăng ký, kê khai thuế ban đầu
Theo Điều 33 Luật Quản lý thuế 2019, doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện đăng ký thuế trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Việc này hiện nay được thực hiện chủ yếu bằng hình thức điện tử.
Thủ tục kê khai thuế sau khi thành lập doanh nghiệp gồm: đăng nhập hệ thống thuế điện tử, nộp hồ sơ khai thuế ban đầu, chờ cơ quan thuế phản hồi. Trường hợp hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được xác nhận hoàn tất nghĩa vụ kê khai ban đầu.
Điểm cần lưu ý là: dù không phát sinh doanh thu, doanh nghiệp vẫn phải kê khai đúng và đủ, không có khái niệm “chưa kinh doanh thì không cần khai thuế”.
3 việc cần làm trước khi nộp hồ sơ khai thuế ban đầu
Treo bảng hiệu tại trụ sở công ty
Theo quy định về quản lý thuế và thực tiễn kiểm tra, doanh nghiệp phải có bảng hiệu tại địa chỉ đăng ký. Đây là căn cứ để cơ quan thuế xác minh doanh nghiệp có tồn tại thực tế hay không.
Bảng hiệu cần thể hiện rõ tên công ty, mã số thuế và địa chỉ. Nếu không treo bảng hiệu, doanh nghiệp có nguy cơ bị đánh giá là không hoạt động tại trụ sở, dẫn đến rủi ro bị khóa mã số thuế.
a. Mua chữ ký số (chứng thư số/token)
Chữ ký số là công cụ bắt buộc để thực hiện kê khai thuế điện tử. Theo quy định hiện hành, toàn bộ hồ sơ kê khai thuế sau khi thành lập doanh nghiệp đều thực hiện online, không còn nộp giấy như trước.
Không có chữ ký số, doanh nghiệp không thể nộp tờ khai, không đăng ký được hóa đơn điện tử và cũng không thể nộp thuế. Đây là bước phải hoàn tất trước khi thực hiện bất kỳ thủ tục thuế nào.
b. Mở tài khoản ngân hàng công ty và nộp tiền vào tài khoản
Doanh nghiệp phải mở tài khoản ngân hàng đứng tên công ty để thực hiện giao dịch thuế và thanh toán. Theo Thông tư 86/2024/TT-BTC, thông tin tài khoản ngân hàng là một phần của hồ sơ thuế.
Ngoài ra, việc nộp tiền vào tài khoản giúp chứng minh doanh nghiệp có hoạt động tài chính thực tế, hạn chế rủi ro bị cơ quan thuế đánh giá là doanh nghiệp “treo”.
3 việc cần làm sau khi nộp hồ sơ khai thuế ban đầu
Nộp tờ khai lệ phí môn bài
Theo Nghị định 139/2016/NĐ-CP và văn bản sửa đổi, doanh nghiệp mới thành lập phải nộp tờ khai lệ phí môn bài trong thời hạn luật định. Mức lệ phí phụ thuộc vào vốn điều lệ ghi trên giấy phép.
Dù được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu, doanh nghiệp vẫn phải nộp tờ khai. Việc nhầm lẫn giữa “miễn nộp tiền” và “không cần khai” là lỗi rất phổ biến.
a. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Việc đăng ký hóa đơn là bước tiếp theo ngay sau khi hoàn tất kê khai thuế sau khi thành lập doanh nghiệp.
Nếu chưa đăng ký hóa đơn, doanh nghiệp không thể xuất hóa đơn hợp pháp cho khách hàng. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh và dòng tiền.
b. Đăng ký nộp thuế điện tử
Nộp thuế điện tử giúp doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ thuế nhanh chóng, minh bạch. Việc đăng ký được thực hiện thông qua cổng thuế điện tử, liên kết với tài khoản ngân hàng công ty.
Nếu không đăng ký, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn khi cần nộp lệ phí môn bài, thuế GTG T, thuế TNDN trong các kỳ tiếp theo.
Một số câu hỏi về hồ sơ, thủ tục kê khai thuế ban đầu
a. Thủ tục đăng ký thuế ban đầu có bắt buộc không?
Câu trả lời là bắt buộc. Theo Luật Quản lý thuế 2019, mọi doanh nghiệp sau khi thành lập đều phải thực hiện kê khai thuế ban đầu, không phụ thuộc vào việc đã phát sinh doanh thu hay chưa.
Không thực hiện hoặc thực hiện chậm đều có thể bị xử phạt hành chính. Đây là nghĩa vụ pháp lý, không phải lựa chọn.
b. Nộp hồ sơ khai thuế ban đầu ở đâu?
Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại trụ sở chính thuế cơ sở quản lý trực tiếp, chủ yếu thông qua hệ thống điện tử của cơ quan Thuế. Một số trường hợp đặc biệt có thể được yêu cầu bổ sung hồ sơ trực tiếp.
Việc xác định đúng cơ quan thuế quản lý giúp tránh tình trạng nộp sai nơi, phải làm lại từ đầu.
c. Doanh nghiệp mới thành lập cần kê khai thuế gì?
Trong giai đoạn đầu, doanh nghiệp cần thực hiện: kê khai lệ phí môn bài, đăng ký phương pháp tính thuế, kê khai thuế GTGT theo kỳ (tháng hoặc quý). Đây là những nghĩa vụ tối thiểu.
Việc hiểu rõ các loại thuế cần kê khai giúp doanh nghiệp chủ động kế hoạch tài chính và tránh vi phạm không đáng có.
Kê khai thuế sau khi thành lập doanh nghiệp là bước bắt buộc để doanh nghiệp chính thức đi vào hoạt động hợp pháp. Nếu bạn là người mới khởi nghiệp, chưa quen với quy trình và thuật ngữ pháp lý, việc hiểu rõ hồ sơ và thủ tục kê khai thuế sau khi thành lập doanh nghiệp sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian, chi phí và rủi ro pháp lý không cần thiết.