1. Công ty văn phòng phẩm là gì?
Công ty văn phòng phẩm là doanh nghiệp chuyên kinh doanh các mặt hàng phục vụ cho công việc hành chính, học tập như: giấy in, bút, sổ tay, bìa hồ sơ, băng keo, ghim bấm, máy móc văn phòng (máy in, máy hủy tài liệu…), sách vở, báo chí… Công ty có thể hoạt động ở hình thức bán buôn hoặc bán lẻ tùy theo mô hình và thị trường mục tiêu.
2. Điều kiện thành lập công ty văn phòng phẩm
Theo Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP thì tổ chức, cá nhân có nhu cầu thành lập công ty văn phòng phẩm cần đáp ứng các điều kiện sau:
(a); Về chủ thể thành lập: Theo Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020 tổ chức, cá nhân khi thành lập doanh nghiệp cần đáp ứng điều kiện:
- Có đủ năng lực hành vi dân sự (đối với cá nhân), có tư cách pháp nhân (đối với tổ chức).
- Không thuộc trường hợp cấm thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam quy định tại Khoản 2 Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020 như cán bộ, công chức, viên chức,...
(b); Về mã ngành nghề: để thành lập công ty văn phòng phẩm, đầu tiên, doanh nghiệp phải đăng ký kinh doanh ngành nghề này. Theo Quyết định 27/2018/QĐ-TTg nếu muốn đăng ký thành lập công ty văn phòng phẩm, doanh nghiệp có thể lựa chọn các mã ngành sau:
| Mã ngành | Ngành nghề | Chi tiết |
| 46497 | Bán buôn sách, báo, tạp chí, văn phòng phẩm |
|
| 47610 | Bán lẻ sách, báo, tạp chí, văn phòng phẩm trong các cửa hàng chuyên doanh |
Loại trừ: Bán lẻ sách cũ hoặc sách cổ được phân vào nhóm 47749 (Bán lẻ hàng hóa khác đã qua sử dụng trong các cửa hàng chuyên doanh) |
| 46594 | Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy văn phòng, trừ máy vi tính và thiết bị ngoại vi | Bán buôn tủ, bàn, ghế văn phòng |
(c); Về tên doanh nghiệp: Luật Doanh nghiệp 2020 quy định tên của công ty phải đáp ứng các yêu cầu sau:
- Tên của công ty bao gồm 2 bộ phận: loại hình doanh nghiệp và tên riêng.
- Việc đặt tên không vi phạm điều cấm của luật như không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên các doanh nghiệp khác đã thành lập hay tên của cơ quan nhà nước….
(d); Về trụ sở công ty: Điều 42 Luật doanh nghiệp 2020 đặt ra điều kiện đối với trụ sở của doanh nghiệp như sau:
- Đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
- Có quyền sử dụng hợp pháp với địa điểm đặt trụ sở chính.
(e); Về vốn điều lệ: Pháp luật không quy định mức vốn tối thiểu để thành lập công ty văn phòng phẩm. Do vậy, việc để vốn điều lệ của công ty cao hay thấp hoàn toàn phụ thuộc vào tổ chức, cá nhân thành lập công ty. Tuy nhiên, mức vốn điều lệ phải đảm bảo cho các hoạt động của công ty được diễn ra thuận lợi, tương ứng với giá trị tài sản của công ty.
3. Hồ sơ và Thủ tục thành lập công ty văn phòng phẩm
3.1 Hồ sơ thành lập công ty văn phòng phẩm
Hồ sơ được chuẩn bị theo quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP như sau:
- Giấy đề nghị đăng ký thành lập doanh nghiệp
- Điều lệ doanh nghiệp.
- Danh sách thành viên (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên) hoặc danh sách cổ đông (đối với công ty cổ phần).
- Bản sao công chứng CMND/CCCD/hộ chiếu của cá nhân hoặc tổ chức góp vốn.
- Giấy ủy quyền cho người thực hiện dịch vụ đăng ký (nếu có).
Chú ý khi thực hiện hồ sơ đó là các giấy tờ cần hợp lệ và còn thời hạn sử dụng. Đặc biệt đối với các giấy tờ có thời hạn ngắn như tài liệu công chứng doanh nghiệp càng cần chú ý.
3.2 Thủ tục thành lập công ty văn phòng phẩm
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ theo mục 3.1
Bước 2: Nộp hồ sơ thủ tục thành lập công ty văn phòng phẩm
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bạn nộp hồ sơ đến Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty văn phòng phẩm dự định đặt trụ sở chính hoặc nộp online qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
Bước 3: Nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Sau thời gian 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, công ty văn phòng phẩm sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nếu hồ sơ không hợp lệ sẽ được thông báo và bổ sung
>>>Xem thêm: Thành lập công ty quà tặng
4. Luật Ánh Ngọc tư vấn thành lập công ty văn phòng phẩm
Phân tích thị trường văn phòng phẩm hiện nay
- Xu hướng tiêu dùng văn phòng phẩm hiện đại: tập trung vào sản phẩm thân thiện môi trường, thiết kế tối giản, đa năng
- Nhu cầu cao tại các thành phố lớn, khu công nghiệp, trường học, văn phòng.
- Cơ hội khi kết hợp bán hàng online (Shopee, Tiki, website riêng).
-
Các thách thức cạnh tranh từ nhà sách lớn, siêu thị, thương mại điện tử.
Lựa chọn mô hình công ty phù hợp
- Công ty TNHH một thành viên: phù hợp hộ kinh doanh chuyển đổi, dễ quản lý.
- Công ty TNHH hai thành viên trở lên: phù hợp hợp tác kinh doanh với người thân, bạn bè.
- Công ty cổ phần: phù hợp nếu muốn mở rộng quy mô, gọi vốn, hoạt động chuyên nghiệp hơn.
Kinh nghiệm đặt tên công ty văn phòng phẩm
- Nên chọn tên dễ nhớ, dễ đọc, gợi liên tưởng đến ngành nghề (ví dụ: Văn Phòng Phẩm An Khang, VPP Minh Long…).
- Có thể kiểm tra tên trùng lặp qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Tư vấn đặt trụ sở phù hợp
- Nếu công ty nhỏ, có thể đặt tại nhà riêng(Lưu ý: Không được là chung cư, địa chỉ cần rõ ràng sẽ thuận lợi hơn cho việc kê khai thuế, giao dịch hành chính
- Nếu có kế hoạch bán hàng trực tiếp hoặc trưng bày, nên chọn mặt bằng thuận tiện giao thông, có thể thuê cửa hàng.
- Gợi ý cách chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa điểm (hợp đồng thuê, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất…).
Các lưu ý về thuế và kế toán sau khi thành lập
- Đăng ký nộp thuế ban đầu và mua chữ ký số.
- Mở tài khoản ngân hàng công ty.
- Lựa chọn loại hóa đơn phù hợp (hóa đơn điện tử).
- Kê khai thuế đúng thời hạn, sử dụng phần mềm kế toán.
Gợi ý chiến lược kinh doanh văn phòng phẩm hiệu quả
- Bán combo văn phòng phẩm cho văn phòng mới mở.
- Dịch vụ giao hàng tận nơi cho khách doanh nghiệp.
- Hợp tác với trường học để cung cấp đồ dùng học tập theo năm học.
- Tạo website bán hàng, chạy quảng cáo Google, Facebook.
So sánh thành lập công ty với mở hộ kinh doanh văn phòng phẩm
| Tiêu chí | Hộ kinh doanh | Công ty |
|---|---|---|
| Quy mô | Nhỏ, vừa | Trung bình – lớn |
| Pháp lý | Cá nhân chịu trách nhiệm | Có tư cách pháp nhân |
| Thuế | Khoán/thuế đơn giản | Khai thuế định kỳ |
| Uy tín | Trung bình | Cao hơn (đặc biệt khi làm với doanh nghiệp khác) |
5. Dịch vụ thành lập công ty văn phòng phẩm của Luật Ánh Ngọc
Từ kinh nghiệm tư vấn cho hàng ngàn doanh nghiệp mới thành lập, Luật Ánh Ngọc nhận thấy rằng: thành lập công ty đúng là bước khởi đầu, nhưng vận hành đúng mới là yếu tố quyết định thành bại.
Luật Ánh Ngọc cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ thành lập công ty văn phòng phẩm trọn gói với những ưu điểm sau:
- Kinh nghiệm chuyên sâu: Luật Ánh Ngọc có hiểu biết sâu sắc về các quy định pháp lý phức tạp liên quan đến việc thành lập công ty văn phòng phẩm tại Việt Nam. Điều này giúp khách hàng tránh được các rủi ro pháp lý và đảm bảo quá trình thành lập diễn ra suôn sẻ.
- Tiết kiệm thời gian và công sức: Việc tự mình thực hiện các thủ tục pháp lý có thể tốn rất nhiều thời gian và công sức. Luật Ánh Ngọc có thể giúp bạn hoàn tất các giấy tờ, nộp hồ sơ và làm việc với các cơ quan nhà nước.
- Tư vấn toàn diện: Ngoài việc hỗ trợ thành lập công ty, Luật Ánh Ngọc có thể cung cấp các dịch vụ tư vấn pháp lý khác liên quan đến việc thành lập công ty văn phòng phẩm, giúp khách hàng tuân thủ pháp luật và phát triển bền vững.
Với những lý do trên, Luật Ánh Ngọc là một đối tác đáng tin cậy khi quý khách hàng có nhu cầu thành lập công ty văn phòng phẩm.
Nếu bạn còn thắc mắc hoặc cần giải quyết trong trường hợp cụ thể, hãy liên hệ ngay với chúng tôi - Luật Ánh Ngọc qua số Hotline: 0878548558 hoặc Email: lienhe@luatanhngoc.vn để được giải đáp và hỗ trợ bạn nhanh chóng với chi phí hợp lý.