1. Các trường hợp đóng cửa văn phòng đại diện
Theo Điều 213 Luật Doanh nghiệp 2020, có 06 trường hợp văn phòng đại diện phải đóng cửa:
- Công ty mẹ chấm dứt hoạt động trên cùng lãnh thổ;
- Hết thời hạn hoạt động nhưng không gia hạn hoặc không được gia hạn trong Giấy phép thành lập văn phòng đại diện;
- Bị thu hồi giấy phép thành lập Văn phòng đại diện. Theo quy định tại Điều 77 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, giấy phép thành lập văn phòng đại diện bị thu hồi trong các trường hợp sau:
- Nội dung kê khai trong hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện là giả mạo;
- Văn phòng đại diện ngừng hoạt động 01 năm mà không thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh và Cơ quan thuế;
- Theo quyết định của Tòa án, đề nghị của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của luật.
- Doanh nghiệp hoạt động không đủ thời gian tối thiểu 01 năm kể từ ngày thành lập;
- Hoạt động của văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết theo quy định.
Ngoài ra, căn cứ theo Nghị định 14/2024/NĐ-CP, Văn phòng đại diện của Tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài có thể bị đóng cửa nếu thuộc một trong các trường hợp sau:
- Không chính thức hoạt động trong thời hạn 06 tháng kể từ ngày được cấp phép hoặc ngừng hoạt động 06 tháng liên tục mà không thông báo với cơ quan cấp giấy phép;
- Hoạt động không đúng chức năng của văn phòng đại diện;
- Có bằng chứng cho thấy văn phòng thực hiện tham gia hoặc tài trợ cho các hoạt động gây phương hại đến an ninh, quốc phòng, trật tự, an toàn xã hội và trái với truyền thống lịch sử, đạo đức, thuần phong mỹ tục của Việt Nam.
2. Các việc cần làm trước khi đóng cửa văn phòng đại diện
Để thực hiện thủ tục đóng cửa văn phòng đại diện một cách thuận lợi và tiết kiệm thời gian, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục sau:
- Chấm dứt hiệu lực mã số thuế và thực hiện nghĩa vụ nộp thuế của mã số thuế văn phòng đại diện. Để chấm dứt mã số thuế, doanh nghiệp nộp 01 bộ hồ sơ đến cơ quan thuế, trong đó, hồ sơ gồm:
- Đơn đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế;
- Quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện;
- Biên bản họp về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện;
- Giấy phép thành lập văn phòng đại diện và Giấy đăng ký mã số thuế.
- Trả dấu hoặc xác nhận không sử dụng dấu trong trường hợp văn phòng đại diện thành lập trước ngày 01/7/2015 và dấu do cơ quan công an cấp. Hồ sơ trả dấu gồm:
- Đơn xin hoàn trả con dấu; Con dấu;
- Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu;
- Quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện;
- Thanh toán các khoản nợ (nếu có).
3. Hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị trước khi đóng cửa văn phòng đại diện
Căn cứ theo Điều 72 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
- Thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện;
- Quyết định, Nghị quyết về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện hoặc quyết định thu hồi Giấy chứng nhận hoạt động của văn phòng đại diện;
- Biên bản họp về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện;
- Giấy xác nhận của cơ quan công an về việc hủy con dấu hoặc văn bản xác nhận chưa khắc dấu văn phòng đại diện;
- Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện;
- Tờ khai thông tin người nộp hồ sơ;
- Giấy tờ ủy quyền (nếu có).
Khi chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp cần lưu tâm một số lưu ý:
- Không nên viết tay vào các mẫu để nộp hồ sơ;
- Không nên sử dụng kim bấm để bấm hồ sơ mà nên dùng ghim kẹp;
- Hồ sơ và các loại giấy tờ kèm theo nên sử dụng khổ giấy A4.
4. Trình tự, thủ tục đóng cửa văn phòng đại diện
Có 02 cách thực hiện thủ tục đóng cửa văn phòng đại diện:
4.1. Thực hiện thủ tục đóng cửa văn phòng đại diện trực tiếp với cơ quan có thẩm quyền
Đối với cách thức này, doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền thực hiện các thủ tục trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền sau khi đã hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế. Trình tự, thủ tục thực hiện như sau:
Bước 1: Gửi hồ sơ thông báo đóng cửa văn phòng đại diện cho Phòng đăng ký kinh doanh của Sở Kế hoạch đầu tư nơi đặt văn phòng đại diện trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định đóng cửa văn phòng đại diện;
Bước 2: Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và gửi về cơ quan thuế để nhận được ý kiến về việc hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế của văn phòng đại diện;
Trong 05 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ, nếu cơ quan thuế không có ý kiến từ chối, Phòng đăng ký kinh doanh chấm dứt hoạt động trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.
Bước 3: Theo giấy biên nhận, doanh nghiệp đến Phòng đăng ký kinh doanh để nhận kết quả giải quyết hồ sơ.
Đối với Văn phòng đại diện ở nước ngoài thì thực hiện theo thủ tục của pháp luật nước đó. Sau khi thực hiện xong thì doanh nghiệp gửi thông báo bằng văn bản đến Phòng đăng ký kinh doanh trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày đóng cửa văn phòng đại diện.
4.2. Thực hiện thủ tục đóng cửa văn phòng đại diện theo hình thức trực tuyến
Bước 1: Doanh nghiệp đăng ký qua mạng sử dụng chữ ký số công cộng hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh;
Bước 2: Truy cập Cổng thông tin: https://dangkykinhdoanh.gov.vn và thực hiện kê khai thông tin, tải văn bản, giấy tờ xác thực hồ sơ đăng kí qua mạng thông tin điện tử, thanh toán lệ phí, phí.
Bước 3: Sau khi kê khai thông tin thành công, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ. Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện cấp đăng ký doanh nghiệp thì Phòng đăng ký kinh doanh thực hiện cấp đăng ký, nếu không sẽ gửi thông báo qua mạng thông tin điện tử cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.
5. Một số lưu ý sau khi đóng cửa văn phòng đại diện
Về bản chất hoạt động, văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh mà chỉ là đơn vị đại diện theo ủy quyền cho lợi ích doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Do đó, việc đóng cửa văn phòng đại diện không ảnh hưởng quá lớn đến các đối tác của doanh nghiệp. Mọi việc phát sinh trong hoạt động của văn phòng đại diện có thể được doanh nghiệp giải quyết.
Trường hợp doanh nghiệp muốn mở lại văn phòng đại diện thì thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện mới.
Pháp luật không giới hạn số lượng văn phòng đại diện của một doanh nghiệp tại một địa phương theo địa giới hành chính. Do đó, doanh nghiệp được tự do trong việc thành lập văn phòng đại diện nếu đáp ứng các điều kiện của pháp luật. Để thành lập văn phòng đại diện mới, doanh nghiệp cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ thành lập văn phòng đại diện và nộp tại Cơ quan đăng kí kinh doanh.
Hồ sơ mở văn phòng đại diện gồm:
- Thông báo thành lập văn phòng đại diện;
- Bản sao quyết định thành lập văn phòng đại diện;
- Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện;
- Giấy tờ pháp lý của người đứng đầu văn phòng đại diện.
Tuy nhiên, trong trường hợp doanh nghiệp nước ngoài đóng cửa văn phòng đại diện tại Việt Nam do bị Cơ quan có thẩm quyền thu hồi giấy phép thành lập thì doanh nghiệp đó chỉ được thành lập văn phòng đại diện sau 02 năm kể từ ngày bị thu hồi giấy phép.
6. Giải đáp một số thắc mắc
6.1. Có trường hơp nào doanh nghiệp không được đóng văn phòng đại diện?
Hầu hết mọi trường hợp doanh nghiệp yêu cầu đóng cửa văn phòng đại diện đều được chấp thuận. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, việc đóng cửa văn phòng đại diện có thể bị gián đoạn nếu doanh nghiệp chưa hoàn thành nghĩa vụ thuế.
Trường hợp doanh nghiệp tự ý đóng cửa văn phòng đại diện mà không thông báo cho Phòng đăng ký kinh doanh thì bị phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng theo Điều 54 Nghị định 122/2021/NĐ-CP.
6.2. Phí, lệ phí đóng văn phòng đại diện là bao nhiêu?
Theo quy định tại Thông tư 47/2019/TT-BTC, việc thực hiện thủ tục đóng cửa văn phòng đại diện được miễn lệ phí.
Trên đây là toàn bộ thủ tục, trình tự đóng cửa văn phòng đại diện mới nhất theo pháp luật hiện hành. Là một trong những công ty Luật hàng đầu tại Việt Nam, Luật Ánh Ngọc tự hào mang đến dịch vụ pháp lý liên quan đến văn phòng đại diện hiệu quả, tiết kiệm. Tại Luật Ánh Ngọc, quý khách hàng sẽ được tư vấn quy trình, thủ tục pháp lý và các vấn đề pháp lý có thể phát sinh, được đại diện theo ủy quyền thực hiện các thủ tục pháp lý,... Nếu độc giả còn bất kì vấn đề thắc mắc hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ pháp lý tại Luật Ánh Ngọc, xin vui lòng liên hệ để được hỗ trợ nhanh chóng, kịp thời.