How to establish the profile and procedures for setting up a foreign trader's representative office? What should be noted when establishing a representative office for foreign traders? Follow the article below.
1. Điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
Căn cứ Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định về điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài như sau:
- Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
- Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
- Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
- Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
- Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).
The conditions for granting a License to establish a Representative Office of a foreign trader.
The conditions for granting a License to establish a Representative Office of a foreign trader are stipulated in Article 7 of Decree No. 07/2016/ND-CP as follows:
- Foreign traders must be established and registered for business according to the laws of the country or territory participating in international treaties of which Vietnam is a member or recognized by the laws of these countries or territories;
- Foreign traders must have been operating for at least 01 year, counted from the date of establishment or registration;
- In case the Business Registration Certificate or equivalent documents of foreign traders specify a term of operation, such term must be at least 01 year from the date of application submission;
- The activities of the Representative Office must be consistent with Vietnam's commitments in international treaties of which Vietnam is a member;
- In cases where the activities of the Representative Office are not consistent with Vietnam's commitments or the foreign trader does not belong to the country or territory participating in international treaties of which Vietnam is a member, the establishment of the Representative Office must be approved by the Minister, Head of the equivalent managing authority (hereinafter referred to as the Minister of the relevant managing ministry).
Xem thêm bài viết: Dịch vụ pháp lý về thành lập văn phòng đại diện
2. Hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
Tại Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định về hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện gồm:
- Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
- Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;
- Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
- Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
- Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
- Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:
- Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
- Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 28 Nghị định 07/2016/NĐ-CP và quy định pháp luật có liên quan.
The dossier for granting a License to establish a Representative Office of a foreign trader.
The dossier for granting a License to establish a Representative Office of a foreign trader is regulated in Article 10 of Decree No. 07/2016/ND-CP and includes:
- A request form for the issuance of a License to establish a Representative Office according to the template provided by the Ministry of Industry and Trade, signed by the authorized representative of the foreign trader.
- A copy of the Business Registration Certificate or equivalent document of the foreign trader.
- Documentation from the foreign trader appointing/nominating the head of the Representative Office.
- A copy of audited financial statements or a document confirming the fulfillment of tax or financial obligations in the most recent financial year, or equivalent documents issued or confirmed by the competent authority where the foreign trader is established, demonstrating the existence and activities of the foreign trader in the most recent financial year.
- A copy of the passport, national ID card, or citizen identification card (if Vietnamese) or a copy of the passport (if foreign) of the head of the Representative Office.
- Documentation regarding the intended location of the Representative Office, including:
- A copy of the lease agreement or memorandum of understanding for renting the premises, or documents proving the trader's right to exploit and use the premises for establishing the Representative Office;
- Documentation regarding the intended location of the Representative Office as prescribed in Article 28 of Decree No. 07/2016/ND-CP and related legal provisions.
Xem thêm bài viết: Thủ tục thành lập công ty 100% vốn nước ngoài mới nhất
3. Trình tự, thủ tục cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
Tại Điều 11 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định về trình tự, thủ tục cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện như sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ
Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp Giấy phép nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện.
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
Trừ trường hợp quy định tại Khoản 4 Điều 11 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài.
Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.
Bước 3: Gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành (nếu có)
Trường hợp quy định tại Khoản 5 Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP và trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Bước 4: Bộ quản lý chuyên ngành trả kết quả (nếu có)
Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Văn phòng đại diện.
Bước 5: Trả kết quả
Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.
The sequence and procedures for granting a License to establish a Representative Office of a foreign trader.
In Article 11 of Decree No. 07/2016/ND-CP, the sequence and procedures for granting a License to establish a Representative Office of a foreign trader are as follows:
Step 1: Submission of documents Foreign traders submit documents directly, by post, or online (if applicable) to the Licensing Authority where the intended Representative Office will be located.
Step 2: Receipt of documents Within 03 working days from the date of receiving the documents, the Licensing Authority checks and requests additional documents if the submitted ones are incomplete or invalid. The request for additional documents can be made once during the processing of the application. Except as specified in Clause 4 of Article 11 of Decree No. 07/2016/ND-CP, within 07 working days from the date of receiving the complete and valid documents, the Licensing Authority grants or refuses to grant a License to establish a Representative Office for the foreign trader. In case of refusal, a written explanation of the reasons must be provided.
Step 3: Solicitation of opinions from the relevant managing ministry (if applicable) In cases specified in Clause 5 of Article 7 of Decree No. 07/2016/ND-CP and when the establishment of the Representative Office is not regulated by legal documents of the relevant specialized authority, the Licensing Authority solicits opinions from the relevant managing ministry within 03 working days from the date of receiving complete and valid documents.
Step 4: Response from the relevant managing ministry (if applicable) Within 05 working days from the date of receiving the request for opinions from the Licensing Authority, the relevant managing ministry provides a written response indicating approval or disapproval of granting permission to establish the Representative Office.
Step 5: Outcome notification Within 05 working days from the date of receiving the opinion from the relevant managing ministry, the Licensing Authority grants or refuses to grant a License to establish a Representative Office for the foreign trader. In case of refusal, a written explanation of the reasons must be provided.