1. Hồ sơ xin cấp giấy phép gồm những gì?
Giấy phép thành lập và hoạt động công ty bảo hiểm là giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thực hiện việc cung cấp thông tin, tư vấn các thông tin liên quan đến bảo hiểm từ doanh nghiệp bảo hiểm, các loại hình bảo hiểm, chương trình bảo hiểm đến việc đàm phán, thu xếp giao kết kết hợp đồng bảo hiểm.
Bên cạnh việc phải đáp ứng các điều kiện cấp phép, tổ chức, cá nhân xin giấy phép thành lập và hoạt động công ty môi giới bảo hiểm phải chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, hợp lệ để tránh việc hồ sơ không đủ điều kiện cấp phép.
Hiện nay, thành phần hồ sơ xin cấp giấy phép thành lập và hoạt động công ty môi giới bảo hiểm được quy định cụ thể tại Điều 134 Luật Kinh doanh bảo hiểm 2022. Theo đó, công ty môi giới bảo hiểm cần cần chuẩn bị 02 bộ hồ sơ xin cấp phép gồm 01 bộ bản chính là 01 bộ là bản sao. Hồ sơ xin cấp giấy phép bao gồm:
1.1. Đơn xin cấp giấy phép thành lập và hoạt động công ty môi giới bảo hiểm
Đơn xin cấp giấy phép bao gồm các nội dung sau:
- Thông tin về chủ đầu tư;
- Thông tin về doanh nghiệp môi giới bảo hiểm dự kiến thành lập: tên đầy đủ, tên viết tắt, hình thức pháp lý, tên và địa chỉ người đại diện theo pháp luật, vốn điều lệ,…
- Các cam kết chung;
1.2. Các tài liệu về thông tin doanh nghiệp
- Dự thảo điều lệ công ty. Dự thảo Điều lệ gồm các nội dung sau:
- Thông tin về công ty: Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty; tên, địa chỉ chi nhánh và văn phòng đại diện (nếu có);
- Ngành nghề kinh doanh;
- Vốn điều lệ. Trường hợp tổ chức thành lập công ty cổ phần thì nêu rõ tổng số cổ phần, loại cổ phần, mệnh giá từng loại cổ phần;
- Thông tin của chủ sở hữu công ty, thành viên công ty, cổ đông sáng lập: Họ tên, địa chỉ, quốc tịch, đặc điểm cơ bản khác, phần vốn góp và giá trị vốn góp/số cổ phần, loại cổ phần, mệnh giá cổ phần từng loại;
- Quyền và nghĩa vụ của thành viên/cổ đông đối với công ty;
- Cơ cấu tổ chức quản lý công ty;
- Người đại diện theo pháp luật;
- Cách thức thông qua quyết định của công ty, sửa đổi, bổ sung điều lệ công ty;
- Nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ, phân chia lợi nhuận sau thuế, xử lý lỗ trong kinh doanh;
- Căn cứ xác định thù lao, lương thưởng, quy định về mua lại vốn góp, cổ phần;
- Quy định liên quan đến giải thể doanh nghiệp và thanh lý tài sản công ty;
- Phương án hoạt động trong 05 năm đầu trong đó nêu rõ các nội dung dự kiến triển khai và hiệu quả kinh doanh của việc thành lập doanh nghiệp môi giới bảo hiểm
- Tài liệu về vốn góp:
- Mức vốn góp và phương thức góp vốn,
- Xác nhận của ngân hàng về mức vốn điều lệ gửi tại tài khoản phong tỏa không thấp hơn mức vốn điều lệ tối thiểu. Trong đó nêu rõ số tiền góp vốn của từng người, số tiền phong tỏa, mục đích phong tỏa, thời hạn phong tỏa và điều kiện để mở phong tỏa;
- Tài liệu về thành viên sáng lập, góp vốn:
- Đối với tổ chức sáng lập công ty môi giới là tổ chức nước ngoài:
- Văn bản chấp thuận/xác nhận của cơ quan có thẩm quyền nơi tổ chức đặt trụ sở chính xác nhận tổ chức đó được thành lập công ty môi giới bảo hiểm tại Việt nam;
- Văn bản xác nhận của cơ quan có thẩm quyền về việc tổ chức đang hoạt động trọng lĩnh vực môi giới bảo hiểm và không vi phạm các quy định pháp luật về môi giới bảo hiểm trong 03 năm liên tiếp gần nhất tính đến thời điểm nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép thành lập và hoạt động;
- Trường hợp tổ chức sáng lập có công ty con thực hiện hoạt động môi giới bảo hiểm thì hồ sơ cũng bao gồm các văn bản xác nhận trên và kèm theo văn bản xác nhận tổ chức thành lập đang trong tình trạng tài chính lành mạnh và đáp ứng các yêu cầu quản lý tại nơi đặt trụ sở chính. Tùy thuộc vào thể chế pháp luật của từng quốc gia mà văn bản xác nhận được quy định là khác nhau;
- Đối với thành viên góp vốn, cổ đông là cá nhân:
- Bản sao thẻ CCCD, chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu;
- Phiếu lý lịch tư pháp hoặc giấy tờ tương đương của người nước ngoài do pháp luật nước ngoài quy định được cấp trước thời hạn nộp hồ sơ không quá 12 tháng và đầy đủ các thông tin về án tích, việc cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã;
- Xác nhận của Ngân hàng về số dư tiền Việt Nam hoặc ngoại tệ tự do chuyển đổi gửi tại Ngân hàng được lập không quá 06 tháng;
- Đối với thành viên góp vốn, cổ đông là tổ chức
- Bản sao quyết định thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc tài liệu tương đương
- Bản sao điều lệ công ty góp vốn;
- Văn bản của cấp có thẩm quyền của tổ chức góp vốn quyết định việc tham gia góp vốn thành lập công ty môi giới bảo hiểm
- Văn bản ủy quyền, bảo sao thẻ CCCD hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người đại diện theo ủy quyền của tổ chức góp vốn
- Bản sao quyết định thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và báo cáo tài chính đã được kiểm toán cho năm tài chính liền kề trước năm nộp hồ sơ của công ty con hoạt động môi giới bảo hiểm (nếu có);
- Tài liệu chứng minh tổ chức tham gia góp vốn đang trực tiếp thực hiện hoặc có công ty con thực hiện hoạt động môi giới bảo hiểm trong 05 năm liên tục gần nhất tính đến thời điểm xin cấp phép;
- Trường hợp tổ chức góp vốn dưới 10% vốn điều lệ: Báo cáo tài chính của 01 năm tài chính liền kề trước năm nộp hồ sơ được chấp nhận toàn phần;
- Trường hợp tổ chức góp vốn trên 10% vốn điều lệ:
- Danh sách những tổ chức sáng lập hoặc thành viên, cổ đông dự kiến góp vốn từ 10% vốn điều lệ trở lên kèm theo các tài liệu:
- Bản sao báo cáo tài chính 03 năm liền kề trước năm xin cấp phép đã được kiểm toán
- Đối với tổ chức sáng lập công ty môi giới là tổ chức nước ngoài:
2.3. Các tài liệu về nhân sự trong doanh nghiệp
Tài liệu về người dự kiến được bổ nhiệm là Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, người đại diện theo pháp luật của công ty môi giới bảo hiểm phải có trong hồ sơ gồm:
- Bản sao thẻ CCCD hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu;
- Sơ yếu lý lịch được lập không quá 06 tháng;
- Phiếu lý lịch tư pháp hoặc giấy tờ tương đương của người nước ngoài do pháp luật nước ngoài quy định không quá 12 tháng,
- Bản sao các văn bằng, chứng chỉ chứng minh năng lực, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ.
2.4. Các tài liệu khác
- Biên bản họp của tổ chức, cá nhân góp vốn về việc nhất trí góp vốn thành lập công ty môi giới bảo hiểm kèm theo danh sách thành viên sáng lập, cổ đông, thành viên góp vốn;
- Biên bản họp thông qua dự thảo Điều lệ;
- Văn bản ủy quyền thay mặt công ty thực hiện thủ tục xin cấp giấy phép thành lập và hoạt động công ty môi giới bảo hiểm (Giấy ủy quyền, Giấy tờ cá nhân người nhận ủy quyền);
- Văn bản cam kết tổ chức, cá nhân góp vốn đáp ứng các điều kiện được cấp giấy phép;
- Văn bản chứng minh tổ chức tham gia góp vốn hoạt động trong ngành nghề kinh doanh có yêu cầu vốn pháp định đáp ứng điều kiện về vốn pháp định để được góp vốn công ty môi giới bảo hiểm;
- Văn bản chấp thuận hoặc văn bản chứng minh tổ chức Việt Nam góp vốn đáp ứng các điều kiện an toàn tài chính và được phép góp vốn thành lập công ty môi giới bảo hiểm của cơ quan có thẩm quyền;
- Danh mục tài liệu các tài liệu có trong hồ sơ;
2. Những lưu ý quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ xin cấp giấy phép thành lập và hoạt động công ty môi giới bảo hiểm
Trong quá trình chuẩn bị hồ sơ, tổ chức, cá nhân xin cấp phép cần chú ý một số vấn đề sau:
- Phải hợp pháp hóa lãnh sự các tài liệu có chữ ký, chức danh và con dấu nước ngoài của tổ chức, cá nhân nước ngoài trong thời hạn 12 tháng trừ đơn xin cấp phép, giấy tờ tùy thân, các văn bản của cấp có thẩm quyền, văn bản cam kết;
- Bản sao phải được sao từ sổ gốc hoặc là bản sao có chứng thực;
- Nếu tổ chức, cá nhân nước ngoài xin cấp giấy phép thì mỗi bộ hồ sơ phải gồm 01 bản bằng tiếng Việt và 01 bản bằng tiếng Anh trừ các bản gốc hoặc bản sao từ bản gốc Tiếng Việt được lập tại Việt Nam;
- Phải kèm bản dịch đã chứng thực sang tiếng Việt bởi cơ quan có thẩm quyền các tài liệu được lập bằng tiếng nước ngoài. Đối với báo cáo tài chính phải có xác nhận của tổ chức, cá nhân được phép hành nghề dịch thuật theo quy định;
- Phải đảm bảo về tính chính xác, trung thực và đầy đủ của hồ sơ, tài liệu. Trường hợp vi phạm, tổ chức, cá nhân xin cấp phép có thể bị từ chối xem xét cấp giấy phép thành lập và hoạt động công ty môi giới bảo hiểm;
4. Một số câu hỏi liên quan
4.1. Nộp hồ sơ xin cấp giấy phép thành lập và hoạt động công ty môi giới bảo hiểm ở đâu?
Theo quy định, thẩm quyền cấp giấy phép thành lập và hoạt động công ty môi giới bảo hiểm là Bộ Tài chính. Do vậy, tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ tại Bộ Tài chính thông qua hai hình thức là nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện đến trụ sở cơ quan Bộ Tài chính, địa chỉ: số 28 Trần Hưng Đạo, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội.
4.2. Thời hạn được cấp giấy phép thành lập và hoạt động là bao lâu?
Hiện nay, pháp luật về kinh doanh bảo hiểm không quy định cụ thể thời hạn được cấp giấy phép là bao nhiêu lâu. Nhưng doanh nghiệp cần lưu ý bốn mốc thời gian sau để tránh việc hồ sơ bị trả về:
- 30 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền cấp phép tiến hành kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ;
- 06 tháng kể từ ngày nhận được thông báo yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, doanh nghiệp phải bổ sung hoàn thiện hồ sơ;
- Tổng thời gian được sửa đổi, bổ sung hồ sơ tối đa 12 tháng kể từ ngày Bộ Tài chính thông báo lần đầu. Có nghĩa là tổ chức, cá nhân xin cấp phép được tối đa 02 lần sửa đổi, bổ sung hồ sơ với thời hạn mỗi lần là 06 tháng.
- 60 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Như vậy, thời gian tối thiểu thực hiện thủ tục cấp giấy phép thành lập và hoạt động công ty môi giới bảo hiểm trong trường hợp hồ sơ đầy đủ hợp lệ tại thời điểm nộp là 90 ngày.
4.3. Công ty môi giới bảo hiểm đã được cấp phép có được sửa đổi, bổ sung giấy phép không?
Theo quy định từ Điều 67 đến Điều 71 Nghị định 46/2023/NĐ-CP hướng dẫn Luật Kinh doanh bảo hiểm, công ty môi giới bảo hiểm được sửa đổi, bổ sung giấy phép thành lập và hoạt động công ty môi giới bảo hiểm. Khi đó, Bộ Tài chính sẽ cấp giấy phép điều chỉnh cho doanh nghiệp trong các trường hợp sau:
- Tăng vốn điều lệ bằng Đồng Việt Nam và số vốn điều lệ tăng không phải là vốn vay, vốn ủy thác đầu tư;
- Giảm vốn điều lệ nhưng đảm bảo vốn điều lệ tối thiểu là 05 tỷ VNĐ đối với công ty môi giới bảo hiểm gốc hoặc môi giới tái bảo hiểm và 10 tỷ VNĐ đối với công ty môi giới bảo hiểm gốc và tái bảo hiểm;
- Thay đổi nội dung, phạm vi và thời hạn hoạt động công ty môi giới bảo hiểm;
- Chuyển nhượng cổ phần, phần vốn góp dẫn đến có sự thay đổi về tỷ lệ góp vốn tăng từ 10% vốn điều lệ trở lên hoặc giảm xuống dưới 10%;
- Thực hiện tổ chức lại doanh nghiệp: chia, tách, hợp nhất, sáp nhập hoặc chuyển đổi hình thức doanh nghiệp.
Trên đây là toàn bộ các tài liệu, giấy tờ cần có trong hồ sơ xin cấp giấy phép thành lập và hoạt động công ty môi giới bảo hiểm. Tổ chức, cá nhân xin cấp phép cần lưu ý để tránh mất thời gian trong quá trình xin cấp phép.