Làm lại giấy khai sinh cần những gì?

1. Làm lại giấy khai sinh cần những gì?

Theo quy định, trước khi thực hiện thủ tục cấp lại giấy khai sinh, người yêu cầu cần chuẩn bị một bộ hồ sơ bao gồm các giấy tờ dưới đây:

• Tờ khai đăng ký lại giấy khai sinh, trong đó có cam đoan về việc đã đăng ký khai sinh nhưng người đó không lưu giữ được bản chính Giấy khai sinh;
• Bản sao Giấy Khai sinh do Ủy ban nhân dân cấp xã/huyện cấp hợp lệ. Trường hợp không có Giấy khai sinh thì phải có Giấy tờ có giá trị thay thế Giấy khai sinh được cấp trước năm 1945 ở miền Bắc và trước 1975 ở miền Nam (Bản chính hoặc bản sao);
• Trường hợp không có Bản sao Giấy khai sinh thì người yêu cầu chuẩn bị các giấy tờ sau:
  • Giấy chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu;
  • Sổ hộ khẩu, sổ tạm trú, giấy tờ chứng minh về nơi cư trú;
  • Bằng tốt nghiệp, Giấy chứng nhận, Chứng chỉ, Học bạ, hồ sơ học tập do cơ quan có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận;
  • Giấy tờ khác có thông tin về họ, tên, ngày tháng, năm sinh của cá nhân.
• Trường hợp người xin cấp lại giấy khai sinh là cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì ngoài các giấy tờ trên, người yêu cầu thủ tục xin cấp lại giấy khai sinh cần có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về việc những nội dung khai sinh (họ, chữ đệm, tên; giới tính, ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha – con; mẹ - con) của người yêu cầu phù hợp với hồ sơ do cơ quan, đơn vị đang quản lý;
• Văn bản ủy quyền trong trường hợp người thực hiện thủ tục xin cấp lại giấy khai sinh được ủy quyền và phải được chứng thực trừ trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền.

Tuy nhiên, trong số một số trường hợp, người yêu cầu xin cấp lại giấy khai sinh không có đầy đủ các giấy tờ nêu trên thì vẫn có thể tiến hành thủ tục xin cấp lại giấy khai sinh nhưng phải viết văn bản cam đoan về việc đã nộp đủ các giấy tờ, tài liệu hiện có và phải chịu trách nhiệm về nội dung cam đoan.

2. Mẫu đơn xin cấp lại giấy khai sinh bị mất

Giấy khai sinh là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho cá nhân khi được đăng ký khai sinh. Mẫu đơn xin cấp lại giấy khai sinh bị mất (hay có tên gọi khác là tờ khai đăng ký lại khai sinh) được thực hiện theo mẫu được ban hành tại phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư 04/2024/TT-BTP.

Luật Ánh Ngọc có soạn thảo đơn xin cấp lại giấy khai sinh (tờ khai đăng ký lại khai sinh), quý khách hàng có thể tham khảo tại đây: 

Mẫu đơn xin cấp lại giấy khai sinh bị mất

3. Một vài lưu ý khi soạn thảo mẫu đơn xin cấp lại giấy khai sinh

Khi soạn thảo mẫu đơn xin cấp lại giấy khai sinh bị mất thì người có nhu cầu cần lưu ý một vài lưu ý khi soạn thảo, nhằm tuân thủ những quy định của pháp luật và tránh hồ sơ bị không hợp lệ cũng như trả về. Cụ thể một vài lưu ý sau:

• Cần ghi rõ tên cơ quan đăng ký lại khai sinh;
• Trong trường hợp chưa có đăng ký hộ tịch, không cung cấp số định danh cá nhân, không cung cấp đầy đủ thông tin ngày - tháng - năm sinh thì cần ghi rõ đầy đủ thông tin. Trường hợp phải cung cấp thông tin “Nơi cư trú” thì ghi theo nơi đăng ký thường trú, nếu không có nơi đăng ký thường trú thì ghi theo nơi đăng ký tạm trú, trường hợp không có nơi đăng ký thường trú và nơi đăng ký tạm trú thì ghi theo nơi ở hiện tại;
• Ghi số định danh cá nhân/căn cước công dân/thẻ căn cước (ví dụ: Căn cước công dân số 025188001010 do Cục Cảnh sát QLHC về TTXH cấp ngày 20/11/2021). Trường hợp không có số định danh cá nhân/căn cước công dân/thẻ căn cước thì ghi giấy tờ hợp lệ thay thế (hộ chiếu, chứng minh nhân dân,...);
• Trường hợp sinh tại cơ sở y tế thì ghi rõ tên cơ sở y tế và địa chỉ cơ sở y tế đó; trường hợp sinh ra ngoài cơ sở y tế thì ghi địa danh của 03 cấp hành chính (xã, huyện, tỉnh) nơi sinh ra; trường hợp không rõ nơi sinh đầy đủ thì chỉ ghi địa danh hành chính cấp tỉnh;
• Ghi đầy đủ ngày, tháng sinh của cha, mẹ (nếu có);
• Ghi tên cơ quan đã đăng ký khai sinh trước đây;
• Chỉ khai trong trường hợp biết rõ;
• Đề nghị đánh dấu X vào ô nếu có yêu cầu cấp bản sao và ghi rõ số lượng.

4. Thủ tục cấp lại giấy khai sinh mới nhất

4.1. Chuẩn bị và nộp hồ sơ

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ làm lại giấy khai sinh, người thực hiện thủ tục xin cấp lại giấy khai sinh nộp hồ sơ tại Bộ phận một cửa của Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc tại Bộ phận một cửa/ Trung tâm hành chính công của Ủy ban nhân dân cấp huyện.

Khi đi, người yêu cầu mang theo các giấy tờ sau để xuất trình, đối chiếu:

• Hộ chiếu, Chứng minh dân dân hoặc thẻ Căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp còn giá trị sử dụng để chứng minh nhân thân của người xin cấp lại giấy khai sinh;
• Giấy tờ chứng minh thông tin cư trú.

4.2. Tiếp nhận hồ sơ

Sau khi người yêu cầu nộp hồ sơ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ:

• Trường hợp hồ sơ xin cấp lại giấy khai sinh đầy đủ, hợp lệ thì người có yêu cầu xin cấp lại Giấy khai sinh được nhận Phiếu hẹn, trả kết quả và được chuyển hồ sơ để công chức làm hộ tịch xử lý;
• Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hợp lệ thì người yêu cầu xin cấp lại giấy khai sinh được thông báo bổ sung, hoàn thiện hồ sơ và được cán bộ tiếp nhận hồ sơ hướng dẫn bổ sung những loại giấy tờ còn thiếu. Sau khi bổ sung đầy đủ, người yêu cầu cũng được nhận Phiếu hẹn, trả kết quả;
• Trường hợp đã được thông báo bổ sung nhưng người yêu cầu không tiến hành bổ sung, hoàn thiện hồ sơ thì bị từ chối giải quyết thủ tục xin cấp lại giấy khai sinh bằng văn bản từ chối của Trưởng bộ phận tiếp nhận hồ sơ.

Có thể bạn quan tâm: Có được làm giấy khai sinh cho con khi mẹ chưa đủ tuổi kết hôn

4.3. Xác minh và trả kết quả

Sau khi hồ sơ được chuyển đến công chức tư pháp – hộ tịch, trong thời gian 05 ngày làm việc, người có thẩm quyền tiến hành thẩm tra hồ sơ về tính thống nhất, hợp lệ của các thông tin trong hồ sơ, giấy tờ, tài liệu do người xin cấp lại giấy khai sinh nộp, xuất trình hoặc đính kèm.

Trường hợp hồ sơ tiếp tục cần bổ sung, hoàn thiện hoặc không đủ điều kiện giải quyết, người có yêu cầu thực hiện thủ tục xin cấp lại giấy khai sinh sẽ nhận được thông báo từ chối hồ sơ từ Bộ phận một cửa và người yêu cầu tiếp tục hoàn thiện, bổ sung các tài liệu còn thiếu.

Trường hợp hồ sơ đã đầy đủ, hợp lệ thì cán bộ tư pháp – hộ tịch tiến hành xác minh, thẩm tra hồ sơ. Trong quá trình xác minh hồ sơ xin cấp lại giấy khai sinh sẽ xảy ra các trường hợp sau:

• Trường hợp còn bản sao Giấy khai sinh đã cấp trước đó hoặc giấy tờ có giá trị như giấy khai sinh thì nội dung đăng ký lại giấy khai sinh được xác định theo các giấy tờ đó, phần khai về cha mẹ được ghi theo thời điểm đăng ký khai sinh;
• Trường hợp không có bản sao Giấy khai sinh nhưng hồ sơ, giấy tờ cá nhân thống nhất về nội dung khai sinh thì đăng ký theo nội dung đó. Nếu hồ sơ, giấy tờ không thống nhất thì nội dung khai sinh được xác định theo hồ sơ, giấy tờ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp chính thức hợp lệ đầu tiên;
• Trường hợp là cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lĩnh vực vũ trang thì nội dung khai tháng được xác định theo văn bản của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị;
• Trường hợp thông tin về cha mẹ và của bản thân người yêu cầu thay đổi so với nội dung Giấy khai sinh hoặc giấy tờ có giá trị như giấy khai, người yêu cầu xuất trình giấy tờ hợp lệ chứng minh việc thay đổi;
• Trường hợp không có thông tin chứng minh quan hệ cha, mẹ, con thì cơ quan đăng ký hộ tịch có văn bản đề nghị cơ quan công an có thẩm quyền xác minh. Trường hợp cơ quan công an trả lời không có thông tin thì cán bộ tư pháp đề nghị người thực hiện thủ tục xin cấp lại giấy khai sinh lập văn bản cam đoan về thông tin của cha, mẹ và xác định nội dung khai sinh theo văn bản cam đoan.

Thời hạn giải quyết thủ tục xin cấp lại giấy khai sinh là 05 ngày, trường hợp phải xác minh thì thời hạn giải quyết không quá 25 ngày.

Đến ngày được hẹn, người yêu cầu xin cấp lại giấy khai sinh đến Bộ phận một cửa của Ủy ban nhân dân cấp xã để thực hiện nhận Giấy khai sinh, kiểm tra thông tin trên giấy khai sinh, trong sổ đăng ký khai sinh và ký tên vào Sổ đăng ký khai sinh, nhận Giấy khai sinh.

5. Thủ tục đăng ký lại giấy khai sinh online

Hiện nay, để tạo điều kiện thuận lợi cho công dân có thể dễ dàng thực hiện thủ tục làm lại giấy khai sinh bị mất, Nhà nước ta đã tích hợp thực hiện thủ tục này thông qua Cổng dịch vụ công quốc gia. Thủ tục đăng ký lại giấy khai sinh thực hiện như sau: 

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ. Tương tự như khi thực hiện thủ tục xin cấp lại giấy khai sinh theo hình thức trực tiếp đến Ủy ban nhân dân xã, người yêu cầu chuẩn bị toàn bộ giấy tờ, thông tin liên quan đến nội dung khai sinh.  

Giấy tờ gửi kèm theo hồ sơ phải là bản chụp bằng máy ảnh, điện thoại hoặc được chụp, được quét bằng thiết bị điện tử bảo đảm rõ nét, đầy đủ, toàn vẹn về nội dung từ các giấy tờ được cấp hợp lệ và còn giá trị sử dụng.

Bước 2: Truy cập vào Cổng dịch vụ công quốc gia, đăng ký tài khoản, xác thực người dùng theo hướng dẫn để tiến hành thủ tục xin cấp lại giấy khai sinh.

Sau khi truy cập vào Cổng dịch vụ công quốc gia, tại ô "Nhập từ khóa tìm kiếm", người yêu cầu tìm kiếm "Thủ tục đăng ký lại khai sinh" sau đó bấm chọn "Tìm kiếm".

Bước 3: Lựa chọn Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền

Tại góc phải màn hình, lựa chọn "Cơ quan thực hiện", lựa chọn "Tỉnh, thành phố, quận, xã" nơi người đó đăng ký khai sinh trước đây hoặc nơi thường trú hiện tại và nhấn chọn "Nộp trực tuyến".

Bước 4: Thực hiện thủ tục xin cấp lai giấy khai sinh

Điền thông tin vào biểu mẫu điện tử tương tác đăng ký lại khai sinh, đồng thời đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ, tài liệu theo quy định, nộp phí, lệ phí và làm theo hướng dẫn.

Bước 5: Sau khi nhận được biểu mẫu Giấy khai sinh điện tử, người yêu cầu kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của các thông tin trên Giấy khai sinh điện tử và xác nhận. Nếu người có yêu cầu xác nhận thông tin đã thống nhất, đầy đủ hoặc không có phản hồi sau thời gian yêu cầu thì cán bộ tư pháp – hộ tịch thực hiện cập nhật thông tin đăng ký khai sinh và lưu chính thức trên Phầm mềm đăng ký, quản lý hộ tịch.

Tùy thuộc vào từng tỉnh, thành phố mà lệ phí thực hiện thủ tục xin cấp lại giấy khai sinh là khác nhau. Miễn lệ phí xin cấp lại giấy khai sinh cho người thuộc gia đình có công với cách mạng, người thuộc hộ nghèo; người khuyết tật.

6. Giải đáp một số thắc mắc

6.1. Trường hợp không được làm thủ tục đăng ký lại khai sinh

Trong trường hợp người thực hiện thủ tục xin cấp lại giấy khai sinh bị mất nhưng sổ hộ tịch vẫn còn lưu giữ thông tin khai sinh thì người đó không được cấp lại Giấy khai sinh bản chính mà chỉ được cấp lại bản sao Trích lục khai sinh. Để thực hiện xin cấp lại bản sao Trích lục giấy khai sinh, người yêu cầu thực hiện theo trình tự sau:

• Bước 1: Đến Ủy ban nhân dân xã nơi người đó đã đăng ký khai sinh trước đây, xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (bản chính hoặc bản sao có chứng thực) hoặc Hộ chiếu còn giá trị để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra, đồng thời nộp mẫu đơn xin trích lục giấy khai sinh và văn bản ủy quyền trong trường hợp ủy quyền cho người khác;
• Bước 2: Sau khi kiểm tra, cán bộ tư pháp – hộ tịch căn cứ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch, ghi nội dung bản sao trích lục giấy khai sinh, báo cáo Thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch ký cấp bản sao trích lục cho người yêu cầu.

Có thể bạn quan tâm: Giải pháp, quy trình xử lý xung đột, tranh chấp đại diện theo ủy quyền

6.2. Điều kiện thực hiện thủ tục xin làm lại giấy khai sinh bị mất

Theo quy định pháp luật hiện hành, thủ tục xin cấp lại giấy khai sinh bị mất được thực hiện khi có các điều kiện sau:

• Người yêu cầu đã đăng kí khai sinh tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01/1/2016 nhưng sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất;
• Người thực hiện thủ tục xin cấp lại giấy khai sinh phải nộp lại đầy đủ bản sao giấy tờ, tài liệu có nội dung liên quan đến việc xin cấp lại giấy khai sinh;
• Người yêu cầu thủ tục xin cấp lại giấy khai sinh còn sống tại thời điểm tiếp nhận hồ sơ xin cấp lại giấy khai sinh.

6.3. Thực hiện thủ tục cấp lại giấy khai sinh ở đâu?

Theo pháp luật hiện hành, thẩm quyền cấp lại giấy khai sinh thuộc về các cơ quan tổ chức sau:

• Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi người yêu cầu đăng ký khai sinh trước đây;
• Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người yêu cầu xin cấp lại giấy khai sinh thường trú;
• Trường hợp người yêu cầu xin cấp lại giấy khai sinh là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài hoặc người nước ngoài đã đăng ký khai sinh tại cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam thì thẩm quyền cấp lại giấy khai sinh thuộc về Ủy ban nhân dân cấp huyện. 

6.4. Xin cấp lại bản gốc giấy khai sinh được không?

Theo quy định pháp luật, người được đăng ký và cấp giấy khai sinh từ ngày 01/01/2016 trở đi, nhưng sau đó bị mất giấy khai thì sẽ không được đăng ký và cấp lại bản chính giấy khai sinh. Như vậy, cá nhân vẫn có thể xin cấp lại khai sinh nếu đáp ứng các điều kiện được quy định tại Điều 24, 25, 26 Nghị định 123/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật hộ tịch năm 2014.

Trên đây là toàn bộ giải đáp của Luật Ánh Ngọc đối với thắc mắc: "Làm lại giấy khai sinh cần những gì?" cũng như hướng dẫn soạn thảo mẫu đơn xin cấp lại giấy khai sinh bị mất, thủ tục xin cấp lại giấy khai sinh. Mong rằng với những thông tin trên đây, độc giả có thể dễ dàng nắm bắt và chuẩn bị tốt nhất khi có nhu cầu xin cấp lại giấy khai sinh bị mất.