Administrative documents are a type of text commonly used to convey certain content and requests from higher authorities downwards or to express the opinions and wishes of individuals or groups to the relevant authorities empowered to address them. This article will introduce this issue.
1. Văn bản hành chính là gì?
Văn bản pháp luật (VBPL) do những chủ thể có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục và hình thức theo pháp luật quy định, có nội dung là ý chí của nhà nước, mang tính bắt buộc và được đảm bảo bằng quyền lực của nhà nước. Văn bản pháp luật bao gồm ba nhóm văn bản là văn bản quy phạm pháp luật, văn bản áp dụng pháp luật và văn bản hành chính. Mỗi nhóm trong hệ thống VBPL còn có một số nét đặc thù về nội dung, tính chất và vai trò trong quản lý nhà nước.
Văn bản hành chính là loại văn bản thường dùng để truyền đạt những nội dung và yêu cầu nào đó từ cấp trên xuống hoặc bày tỏ những ý kiến, nguyện vọng của cá nhân hay tập thể tới các cơ quan và người có quyền hạn để giải quyết.
What is an administrative document?
A legal document (LD) is issued by entities with jurisdiction according to the procedures and forms prescribed by law, with content representing the will of the state, mandatory, and ensured by the authority of the state. Legal documents consist of three groups: legal normative documents, legal application documents, and administrative documents. Each group in the legal document system also has some specific characteristics regarding content, nature, and role in state management. Administrative documents are a type of text commonly used to convey certain content and requests from higher authorities downwards or to express the opinions and wishes of individuals or groups to the relevant authorities empowered to address them.
Xem thêm bài viết: Luật sư tư vấn thủ tục hành chính mới nhất 2023
2. Đặc điểm của văn bản hành chính
- Văn bản hành chính thông thường
Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong cơ quan, tổ chức. Hệ thống loại văn bản này rất đa dạng và phức tạp
- Văn bản hành chính cá biệt
Văn bản hành chính cá biệt, thì đây là phương tiện thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành chính nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc quy định quy phạm của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể. Bao gồm: Quyết định cá biệt; Chỉ thị cá biệt; Nghị quyết cá biệt.
Characteristics of administrative documents:
- Regular administrative documents:
Regular administrative documents are texts primarily aimed at providing operational information to implement other legal normative documents or to handle specific tasks, reflecting situations, transactions, exchanges, and recording tasks within agencies or organizations. This type of document system is diverse and complex.
- Individual administrative documents:
Individual administrative documents serve as means to demonstrate management decisions of competent state administrative agencies based on general regulations, normative decisions of higher-level state agencies, or normative decisions of their own agencies to address specific tasks. They include: Individual decisions; Individual directives; Individual resolutions.Top of FormBottom of Form
3. Thẩm quyền ký ban hành văn bản hành chính
Căn cứ Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định thẩm quyền ký các văn bản hành chính trong các cơ quan nhà nước được quy định như sau:
- Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu;
- Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
- Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức;
- Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.
- Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký.
- Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền.
- Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký.
- Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền.
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản.
- Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay.
- Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.
Xem thêm bài viết: Ví dụ về vi phạm hành chính là gì?
The authority to sign administrative documents is regulated by Article 13 of Decree No. 30/2020/ND-CP as follows:
- For agencies or organizations operating under the leadership regime:
- The head of the agency or organization has the authority to sign all documents issued by the agency or organization; they may delegate the deputy to sign on behalf of them for documents within the scope of the deputy's responsibilities and some documents within the authority of the head.
- If the deputy is assigned to manage and operate, they sign as a deputy on behalf of the head.
For agencies or organizations operating under the collective leadership regime:
- The head of the agency or organization signs documents on behalf of the leadership collective.
- The deputy of the head of the agency or organization signs on behalf of the leadership collective, signing on behalf of the head for documents delegated by the head and documents within the scope of their assigned responsibilities.
- In special cases, the head of the agency or organization may delegate the head of a unit within their organizational structure to sign on their behalf for some documents.
- Delegation of signing authority must be done in writing, with specified time limits and delegated content.
- The delegatee cannot further delegate signing authority to others.
- Documents signed under delegated authority must be executed in the form and stamped or digitally signed by the delegating agency or organization.
- The head of the agency or organization may assign the head of a unit within the agency or organization to sign orders for certain types of documents.
- The delegatee can further assign the deputy to sign on their behalf.
- Delegation of signing authority must be specifically regulated in the working regulations or the document handling regulations of the agency or organization.