1. Quy định sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp
1.1. Giá trị pháp lý của việc sử dụng chữ ký số theo quy định chữ ký số
Doanh nghiệp bên cạnh việc sử dụng chữ ký viết tay thì còn có thể sử dụng chữ ký số. Và giá trị pháp lý của việc sử dụng chữ ký số cũng được pháp luật quy định rõ ràng tại Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.
- Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định;
- Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định;
- Với trường hợp chữ ký số là số nước ngoài được cấp phép và sử dụng tại Việt Nam thì sẽ có giá trị pháp lý và hiệu lực như chữ ký số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng Việt Nam cấp.
1.2. 02 Điều kiện cần được đảm bảo theo quy định sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp
Để đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ quy định sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp cũng như để việc sử dụng chữ ký số được hợp pháp thì doanh nhiệp khi có nhu cầu sử dụng chữ ký số cần đảm bảo được một số điều kiện sau:
- Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó;
- Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật (khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký) tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cấp:
+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;
+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ;
+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng;
+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng
(chữ ký chuyên dùng phải có giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng và phải đáp ứng các điều kiện về nhân sự, kỹ thuật,...).
1.3. Các giấy tờ pháp lý cần chuẩn bị theo quy định sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp
Doanh nghiệp khi có nhu cầu thực hiện đăng ký chữ ký số theo quy định chữ ký số cần chuẩn bị các giấy tờ pháp lý sau:
- Bản sao có công chứng Giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc bản sao có công chứng Giấy phép hoạt động;
- Bản sao có công chứng Giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp;
- Bản sao có công chứng CCCD của người đại diện pháp lý (hoặc hộ chiếu).
Sau khi chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ trên, doanh nghiệp chỉ cần nộp hồ sơ đến đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín để tiến hành đăng ký chữ ký số.
1.4. Thời hạn của việc sử dụng chữ ký số
Pháp luật chưa có quy định rõ ràng về thời hạn của việc sử dụng chữ ký số. Tùy theo nhu cầu sử dụng của các doanh nghiệp hoặc nhu cầu sử dụng của nhà cung cấp chữ ký số thì thời hạn của việc sử dụng chữ ký số sẽ tương ứng.
Hiện nay, thời hạn của việc sử dụng chữ ký số thường giao động từ 1 năm đến 2 năm.
1.5. Những loại chữ ký số phổ biến hiện nay theo quy định sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp
Theo quy định sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp, những loại chữ ký số được dùng phổ biến hiện nay, bao gồm:
- Chữ ký số USB token: là loại chữ ký số phổ biến nhất hiện nay. Để dùng được chữ ký số này, người dùng cần có thiết bị phần cứng được tích hợp để lưu trữ dữ liệu mã hóa và các thông tin về doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân, hay còn gọi là USB Token;
- Chữ ký số SmartCard: là loại chữ ký số thiết lập sẵn trên SIM điện thoại do các nhà mạng phát triển, giúp người dùng sử dụng chữ ký số trên thiết bị di động;
- Chữ ký số HSM: là loại chữ ký số dùng công nghệ HSM trong việc lưu trữ cặp khóa điện tử và sử dụng đến giao thức mạng khi muốn truyền nhận, xử lý lệnh ký số;
- Chữ ký số từ xa: là loại chữ ký số hiện đại nhất hiện nay. Từ xa, người dùng có thể dùng công nghệ đám mây (cloud-based) để ký số nên sẽ khắc phục hoàn toàn nhược điểm của các loại chữ ký còn lại, và cho phép hoạt động ký số có thể thực hiện ở mọi thiết bị điện tử, mọi nơi, mọi lúc.
2. Ưu điểm và lợi ích khi sử dụng chữ ký số theo quy định sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp
a. Dựa vào đặc điểm của chữ ký số cùng với hiện trạng thực tế, Luật Ánh Ngọc gửi đến khách hàng một vài ưu điểm mà doanh nghiệp có được khi sử dụng chữ ký số theo quy định chữ ký số, bao gồm:
- Tính bảo mật cao: bởi vì tính chất của chữ ký số là có tới 2 lớp bảo mật (khóa bí mật và khóa công khai), cho nên việc đánh cắp rò rỉ thông tin sẽ ít xảy ra nhằm tránh việc bị người xấu lạm dụng, đánh cắp và chiếm đoạt;
- Khả năng xác minh nguồn gốc: thông qua các giấy tờ tùy thân (chứng thư của số cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp,..), chữ ký số có thể xác thực danh tính của chủ nhân chữ ký số.
- Sự toàn vẹn: trên môi trường Điện tử & Công nghệ thông tin, khi người gửi văn bản (tài liệu) có chữ ký số thì chỉ người nhận văn bản (tài liệu) mới có thể mở được văn bản (tài liệu) đó. Với tính năng này của chữ ký số, giúp cho người sử dụng hạn chế bị đánh cắp thông tin cá nhân.
- Tính chống chối bỏ: Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác. Chính vì vậy, khi mà đã ký chữ ký số thì chữ ký số này không thay thế được cũng không xóa bỏ được.
b. Bên cạnh việc mang đến những ưu điểm, khi sử dụng chữ ký số theo quy định sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp còn mang lại một vài lợi ích sau:
- Đăng ký thành lập doanh nghiệp trực tuyến, thành lập chi nhánh, thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh; ký hợp đồng lao động; xuất hóa đơn điện tử;
- Thực hiện khai thuế điện tử, nộp thuế, đăng ký BHXH, khai nộp thuế Hải quan, giao dịch ngân hàng, báo cáo kế toán, chứng từ kế toán, hợp đồng,… : có thể dễ dàng thực hiện giao dịch, ký chữ ký số và chuyển giao tài liệu qua hệ thống mạng điện tử mà không cần tới giao dịch trực tiếp;
- Ký ban hành các văn bản trong nội bộ doanh nghiệp không cần in văn bản giấy, sẽ giúp hạn chế chi phí hành chính phát sinh;
- Chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương như chữ ký tay của cá nhân hay con dấu của tổ chức, doanh nghiệp. Chính vì thế trong các giao dịch trên môi trường điện tử, chữ ký số được coi là cơ sở để khẳng định về giá trị và tính minh bạch của các văn bản (tài liệu). Khi có tranh chấp xảy ra, các bên tham gia ký số đều phải thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình đối với nội dung (thông điệp) trong tài liệu đã ký bằng chữ ký số tương đương như tài liệu giấy được ký tay hay đóng dấu.
Tóm lại, việc sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp giúp cho quá trình trao đổi thông tin, dữ liệu giữa các bên có liên quan trở nên nhanh chóng, dễ dàng và thuận lợi hơn thông hơn các thao tác các trực tuyến, rút ngắn thời gian trao đổi mà vẫn đảm bảo tính bảo mật cao và tuân thủ yêu cầu về mặt pháp lý.
Với bài đọc trên, Luật Ánh Ngọc đã cung cấp cho khách hàng những thông tin về những quy định sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp giúp khách hàng có những thông tin hữu ích và cái nhìn tổng quát để tránh sai sót trong quá trình tìm hiểu sử dụng chữ ký số. Hy vọng với nội dung trên sẽ giúp ích đến vấn đề mà Quý khách hàng đang còn mắc phải.
