Giấy ủy quyền đăng ký thành lập doanh nghiệp là gì?
Giấy ủy quyền thành lập doanh nghiệp là văn bản ghi nhận việc cá nhân hoặc tổ chức có quyền thành lập doanh nghiệp giao cho người khác thay mình thực hiện các thủ tục đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật. Thông qua giấy ủy quyền, bên được ủy quyền có cơ sở pháp lý hợp lệ để làm việc với Phòng Đăng ký kinh doanh và các cơ quan nhà nước có liên quan trong quá trình thành lập doanh nghiệp.
Về bản chất pháp lý, giấy ủy quyền được lập trên cơ sở quy định của Bộ luật Dân sự 2015 về đại diện theo ủy quyền. Theo đó, bên được ủy quyền được nhân danh bên ủy quyền thực hiện các công việc trong phạm vi đã thỏa thuận, như: nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, sửa đổi – bổ sung hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan đăng ký kinh doanh, nhận kết quả giải quyết hồ sơ và ký các giấy tờ cần thiết liên quan đến thủ tục thành lập.
Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, giấy ủy quyền sử dụng trong thủ tục đăng ký doanh nghiệp cần thể hiện rõ thông tin của bên ủy quyền và bên được ủy quyền, nội dung và phạm vi ủy quyền, cũng như thời hạn ủy quyền. Đây là căn cứ để cơ quan đăng ký kinh doanh xác định người nộp hồ sơ có thẩm quyền hợp pháp hay không. Trường hợp giấy ủy quyền không đầy đủ nội dung hoặc không đúng hình thức theo quy định, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp có thể bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung hoặc từ chối tiếp nhận.
Ví dụ: Một cá nhân ở nước ngoài muốn thành lập công ty tại Việt Nam có thể ủy quyền cho một người đại diện tại Việt Nam thực hiện các bước cần thiết, từ đó đảm bảo tiến độ và hiệu quả công việc.
Quy định tổng quan về giấy ủy quyền nộp hồ sơ thành lập doanh nghiệp
Theo Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp được phép ủy quyền cho tổ chức hoặc cá nhân khác thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Tùy vào đối tượng được ủy quyền, hồ sơ kèm theo sẽ có những yêu cầu cụ thể như sau:
- Ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp: Khi cá nhân được ủy quyền thực hiện thủ tục, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có văn bản ủy quyền hợp lệ. Văn bản này không bắt buộc công chứng, chứng thực, giúp rút ngắn thời gian và thủ tục hành chính cho người nộp hồ sơ.
- Ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp: Trong trường hợp người có thẩm quyền ủy quyền cho một tổ chức, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải bao gồm bản sao hợp đồng ủy quyền, kèm theo giấy giới thiệu hoặc văn bản phân công nhiệm vụ của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục. Đây là yêu cầu nhằm đảm bảo tính minh bạch và xác định rõ trách nhiệm của từng bên trong quá trình đăng ký.
- Ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính công ích: Nếu người ủy quyền lựa chọn đơn vị bưu chính công ích để nộp hồ sơ, nhân viên bưu chính phải nộp bản sao phiếu gửi hồ sơ có chữ ký xác nhận của cả nhân viên bưu chính và người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp. Phiếu này được phát hành theo mẫu do doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích quy định.
- Ủy quyền cho đơn vị bưu chính không thuộc loại công ích: Khi người ủy quyền sử dụng dịch vụ bưu chính thương mại thông thường, việc ủy quyền phải thực hiện tương tự như quy định đối với tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, tức là phải có hợp đồng ủy quyền và giấy giới thiệu hợp lệ.
- Trách nhiệm của người ủy quyền và người được ủy quyền: Cả người ủy quyền và người được ủy quyền đều chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực, hợp pháp và chính xác của việc ủy quyền. Đồng thời, hai bên phải thực hiện xác thực điện tử để được cấp đăng ký doanh nghiệp.
- Trong trường hợp việc xác thực điện tử bị gián đoạn, người ủy quyền vẫn phải hoàn tất việc xác thực sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Nếu người ủy quyền không xác nhận hoặc xác nhận không có việc ủy quyền, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ yêu cầu doanh nghiệp báo cáo theo quy định tại khoản 5 Điều 21 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
Trường hợp người ủy quyền chưa có tài khoản định danh điện tử, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp cần kèm theo bản sao thẻ Căn cước công dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ tương đương còn hiệu lực của người ủy quyền để chứng minh nhân thân và đảm bảo tính xác thực của giao dịch hành chính.
>>> XEM THÊM: Thành lập doanh nghiệp nhưng không hoạt động
Tải về Mẫu giấy ủy quyền đăng ký thành lập doanh nghiệp miễn phí
Theo quy định pháp luật, chủ doanh nghiệp không nhất thiết phải trực tiếp đi nộp hồ sơ mà có thể ủy quyền cho cá nhân hoặc đơn vị dịch vụ thực hiện thay. Việc sử dụng mẫu chuẩn giúp hồ sơ được tiếp nhận nhanh chóng, tránh sai sót dẫn đến việc phải đi lại nhiều lần.
[Tải về Mẫu Giấy ủy quyền đăng ký doanh nghiệp - File Word]
Lưu ý: Mẫu này đã được cập nhật theo các quy định mới nhất về đăng ký doanh nghiệp năm 2026.
Quy trình soạn thảo và nộp giấy ủy quyền
Việc lập giấy ủy quyền cần được thực hiện cẩn trọng ngay từ đầu để tránh phát sinh tranh chấp về sau. Trước hết, các bên phải thống nhất rõ nội dung ủy quyền, bao gồm: công việc cụ thể được ủy quyền (như rút tiền, ký hồ sơ, thực hiện giao dịch dân sự…), phạm vi và giới hạn quyền hạn, việc ủy quyền có thù lao hay không, cũng như thời hạn ủy quyền áp dụng trong bao lâu.
Cần lưu ý, pháp luật không cho phép ủy quyền đối với các công việc gắn liền với nhân thân, chẳng hạn như lập di chúc, đăng ký kết hôn, ly hôn… nên các nội dung này không được đưa vào giấy ủy quyền.
Về hình thức, giấy/hợp đồng ủy quyền cần thể hiện đầy đủ các nội dung cơ bản sau: thông tin của bên ủy quyền và bên được ủy quyền (họ tên, số CCCD, địa chỉ), nội dung công việc được ủy quyền, thời hạn ủy quyền, thù lao (nếu có) … và cam kết chịu trách nhiệm đối với việc thực hiện ủy quyền.
Sau khi soạn thảo xong, tùy từng trường hợp, giấy ủy quyền có thể được ký kết trực tiếp hoặc thực hiện công chứng/chứng thực theo yêu cầu của pháp luật hoặc của cơ quan, tổ chức tiếp nhận hồ sơ.
Lưu ý khi sử dụng giấy ủy quyền
- Đảm bảo thông tin trong giấy ủy quyền là chính xác và đầy đủ. Bất kỳ sai sót nào, chẳng hạn như sai tên, địa chỉ, hoặc phạm vi ủy quyền, đều có thể dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại.
- Việc công chứng/chứng thực giấy ủy quyền là cần thiết trong một số trường hợp, đặc biệt khi ủy quyền cho cá nhân không thuộc tổ chức.
- Cần xác định rõ phạm vi ủy quyền để tránh lạm quyền. Ví dụ, nếu chỉ ủy quyền để nộp hồ sơ, bên được ủy quyền không được phép ký kết các hợp đồng liên quan đến doanh nghiệp.
Một số câu hỏi thường gặp
Người được ủy quyền có cần cung cấp số điện thoại, email khi làm thủ tục đăng ký doanh nghiệp không?
Có. Khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo hình thức ủy quyền, người được ủy quyền phải cung cấp thông tin liên hệ, bao gồm số điện thoại và địa chỉ email. Đây là kênh để Phòng Đăng ký kinh doanh liên hệ khi cần bổ sung, chỉnh sửa hồ sơ hoặc trả kết quả giải quyết thủ tục.
Có quy định gì về đơn vị/người được ủy quyền công ty không?
Pháp luật không giới hạn người được ủy quyền phải là cá nhân hay tổ chức cụ thể. Chủ thể thành lập doanh nghiệp có thể ủy quyền cho cá nhân khác hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, miễn là việc ủy quyền được lập bằng văn bản và nội dung ủy quyền rõ ràng.
Ủy quyền trong trường hợp đăng ký thành lập doanh nghiệp có cần chứng thực chữ ký không?
Trường hợp ủy quyền cho cá nhân, văn bản ủy quyền không bắt buộc phải chứng thực chữ ký. Tuy nhiên, nếu ủy quyền cho tổ chức dịch vụ, cần kèm theo hợp đồng dịch vụ hoặc giấy giới thiệu theo quy định để làm căn cứ thực hiện thủ tục.
Việc chuẩn bị một bản giấy ủy quyền nộp hồ sơ thành lập doanh nghiệp chuẩn chỉnh ngay từ đầu không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian xếp hàng hay đi lại tại các cơ quan hành chính, mà còn là cách để bảo vệ quyền lợi pháp lý tối ưu nhất cho doanh nghiệp tương lai của bạn. Một sai sót nhỏ trong việc liệt kê phạm vi ủy quyền hoặc thiếu sót trong thông tin định danh cũng có thể khiến dự án kinh doanh của bạn bị đình trệ ngay từ những bước đầu tiên. Nếu bạn vẫn còn bất kỳ băn khoăn nào về thủ tục thành lập hoặc cần một đơn vị thay mặt xử lý hồ sơ trọn gói từ A-Z, hãy liên hệ ngay với Luật Ánh Ngọc. Chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành cùng khát vọng khởi nghiệp của bạn!