1. Hóa đơn điện tử là gì? Các loại hóa đơn điện tử hiện nay
Hóa đơn điện tử là một loại chứng từ kế toán có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế bằng phương tiện điện tử.
Trong trường hợp hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua thì trên hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và ngược lại, tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế thì trên hóa đơn không có mã của cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác.
2. Các trường hợp không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử
Theo quy định kể từ ngày 01/7/2022, cơ sở kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, vẫn có một số trường hợp không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử nếu đáp ứng đủ điều kiện của pháp luật, cụ thể:
- Cơ sở kinh doanh mới thành lập trong thời gian từ ngày Thông tư số 78/2021/TT-BTC được ban hành đến hết ngày 30/6/2022, cụ thể được thành lập trong thời gian từ ngày 17/9/2021 đến hết ngày 30/6/2022;
- Chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin để sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
Trong trường hợp cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo các hình thức nêu trên thì cơ sở kinh doanh thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.
Sau đó, cơ quan thuế sẽ tiếp nhận dữ liệu hóa đơn của các cơ sở kinh doanh để đưa vào cơ sở dữ liệu hóa đơn và đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế phục vụ việc tra cứu dữ liệu hóa đơn.
3. Đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử
Tại Điều 2 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định tổ chức, cá nhân phải sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm 09 đối tượng sau:
- Tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gồm: Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam; Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã; Hộ, cá nhân kinh doanh, tổ hợp tác; Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh;
- Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ;
- Tổ chức thu thuế, phí và lệ phí;
- Người nộp thuế, phí và lệ phí;
- Tổ chức có trách nhiệm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân;
- Tổ chức nhận in hóa đơn, chứng từ; tổ chức cung cấp phần mềm tự in chứng từ; tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn, chứng từ điện tử;
- Cơ quan thuế bao gồm Tổng cục Thuế, Cục Thuế, Chi cục Thuế (bao gồm cả Chi cục Thuế khu vực);
- Cơ quan hải quan bao gồm Tổng cục Hải quan, Cục Hải quan, Cục Kiểm tra sau thông quan, Chi cục Hải quan;
- Các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc quản lý, sử dụng hóa đơn và chứng từ.
4. Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử
Chuyển đổi phương thức quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, cho xã hội, cụ thể:
4.1. Đối với tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ
- Giúp người mua dễ dàng tra cứu và đối chiếu được hóa đơn điện tử do người bán cung cấp;
- Sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm chi phí hơn so với sử dụng hóa đơn giấy (giảm chi phí giấy in, mực in, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn, không cần không gian lưu trữ hóa đơn,...);
- Giúp doanh nghiệp giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính thuế;
- Khắc phục rủi ro làm mất, hỏng, cháy khi sử dụng hóa đơn giấy;
- Sử dụng hóa đơn điện tử tạo sự yên tâm cho người mua hàng hóa, dịch vụ: sau khi nhận hóa đơn điện tử, người mua hàng hóa, dịch vụ có thể kiểm tra ngay trên hệ thống của cơ quan thuế để biết chính xác thông tin về hóa đơn người bán gửi cơ quan thuế.
4.2. Đối với tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
- Việc thực hiện đúng các quy định về hóa đơn, chứng từ của các tổ chức, cá nhân sẽ giúp tạo lập môi trường kinh doanh lành mạnh, bình đẳng giữa các tổ chức, cá nhân nộp thuế, từ đó giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được thuận lợi;
- Giảm thủ tục hành chính liên quan tới hóa đơn; giảm chi phí liên quan tới việc gửi, bảo quản, lưu trữ hóa đơn và giảm rủi ro về việc mất hóa đơn.
4.3. Đối với xã hội
- Góp phần chuyển đổi cách thức phục vụ người dân, phương thức quản lý, tổ chức thực hiện của cơ quan thuế theo hướng tự động nhằm cải cách thủ tục hành chính, tạo thuận lợi, giảm chi phí, tăng năng suất hoạt động của doanh nghiệp;
- Việc thực hiện đúng các quy định về hóa đơn, chứng từ của các tổ chức, cá nhân giúp tạo lập môi trường kinh doanh lành mạnh, bình đẳng giữa các tổ chức, cá nhân nộp thuế, từ đó giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được thuận lợi;
- Đẩy mạnh sự phát triển thương mại điện tử, kinh doanh trên nền tảng số phù hợp với xu hướng phát triển chung của thế giới;
- Triển khai hóa đơn điện tử là một trong các nội dung quan trọng nhằm thúc đẩy trong chuyển đổi số tại các doanh nghiệp, chuyển đổi số đối với cơ quan tài chính cũng như trong các cơ quan nhà nước khác;
- Mang nhiều lợi ích chung cho xã hội, như: tiết kiệm chi phí, tài nguyên, nguồn lực và bảo vệ môi trường.
4.4. Đối với cơ quan thuế và các cơ quan nhà nước có liên quan
- Sử dụng hóa đơn điện tử giúp cơ quan thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn; kết hợp với các thông tin quản lý thuế khác để xây dựng cơ sở dữ liệu đầy đủ về NNT đáp ứng yêu cầu phân tích thông tin phục vụ điều hành, dự báo, hỗ trợ NNT tuân thủ luật về thuế và quản lý rủi ro trong quản lý thuế;
- Góp phần thay đổi phương thức quản lý trên cơ sở ứng dụng CNTT, cải tiến các quy trình nghiệp vụ theo hướng xử lý, kiểm soát dữ liệu tự động giúp cơ quan thuế sử dụng hiệu quả nguồn lực, chi phí,...;
- Góp phần ngăn chặn kịp thời hóa đơn của các doanh nghiệp bỏ trốn, mất tích; góp phần ngăn chặn tình trạng gian lận thuế, trốn thuế.
