[Hiện hành] Hồ sơ để làm giấy phép quảng cáo mỹ phẩm như thế nào?

1. Giấy phép quảng cáo mỹ phẩm

Quảng cáo mỹ phẩm đang là là xu hướng của doanh nghiệp khi thực hiện kinh doanh mỹ phẩm. Hiện nay, việc quảng cáo được thực hiện qua nhiều hình thức khác nhau, qua báo chí, qua hình ảnh, qua Internet: quảng cáo qua tiktok, facebook, instagram,... Tuy nhiên, việc quảng cáo này phải đảm bảo các quy định pháp luật hiện hành thông qua giấy phép quảng cáo mỹ phẩm. 

Giấy phép quảng cáo mỹ phẩm đại diện cho một tài liệu chính thức do Sở Y tế cấp cho các doanh nghiệp. Đây là một yêu cầu quan trọng trong việc quảng cáo sản phẩm mỹ phẩm, theo quy định của Luật Quảng cáo và các văn bản hướng dẫn. Điều này đồng nghĩa rằng, tất cả các trường hợp quảng cáo mỹ phẩm trước khi thực hiện bất kỳ hoạt động quảng cáo nào liên quan đến mỹ phẩm, doanh nghiệp cần phải xin giấy phép từ cơ quan Sở Y tế.

Chỉ sau khi giấy phép này được cấp, họ mới có thể tự tin quảng cáo sản phẩm mỹ phẩm của mình, đảm bảo tuân theo quy định của pháp luật. Với sự kiểm duyệt cẩn thận từ cơ quan chức năng, việc quảng cáo mỹ phẩm trở nên đáng tin cậy hơn, đảm bảo sự an toàn và tính trung thực trong thông tin quảng cáo.

2. Hồ sơ xin cấp giấy phép quảng cáo mỹ phẩm

2.1. Điều kiện xin cấp giấy phép quảng cáo mỹ phẩm

• Để xin giấy phép quảng cáo mỹ phẩm, sản phẩm mỹ phẩm phải đã được đăng ký và có phiếu công bố theo quy định của pháp luật về y tế. Đây là điều kiện cơ bản để đảm bảo tính an toàn và chất lượng của sản phẩm;
• Nội dung quảng cáo phải phản ánh chính xác thông tin đã được ghi trong phiếu công bố mỹ phẩm, bao gồm các yếu tố như tác dụng, thành phần, nguồn gốc, nhà sản xuất, và đơn vị phân phối;
• Ngoài việc đảm bảo tính xác thực về sản phẩm, quảng cáo cũng phải tuân theo nguyên tắc đạo đức xã hội và không được chứa thông điệp gây hiểu lầm hoặc làm ảnh hưởng đến người tiêu dùng;
• Nếu nội dung quảng cáo không tuân theo các quy định nêu trên, yêu cầu cấp giấy phép quảng cáo mỹ phẩm sẽ bị từ chối.

2.2. Hồ sơ xin làm giấy phép quảng cáo mỹ phẩm

- Đơn xin cấp giấy phép quảng cáo mỹ phẩm: Bạn cần viết đơn xin cấp giấy phép quảng cáo mỹ phẩm gửi tới cơ quan quản lý có thẩm quyền. Đơn này thể hiện yêu cầu cụ thể của bạn và lý do xin cấp giấy phép;

- Bản sao chứng thực của Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Điều này là để xác minh tính hợp pháp của doanh nghiệp của bạn. Bản sao này cần được công chứng hoặc có dấu xác nhận đầy đủ;

- Nội dung quảng cáo mỹ phẩm: Bạn phải cung cấp giấy xác nhận nội dung quảng cáo mỹ phẩm cụ thể mà bạn muốn quảng cáo. Điều này bao gồm:

• Bản ghi nội dung quảng cáo: Nếu quảng cáo trên truyền hình, ảnh quảng cáo hoặc phát thanh, bạn cần cung cấp bản ghi nội dung quảng cáo dự kiến. Cần có 02 bản kịch bản, có dấu xác nhận từ tổ chức hoặc cá nhân đăng ký nội dung quảng cáo;
• Ma-ket nội dung dự kiến quảng cáo: Đối với quảng cáo trên các phương tiện như báo viết, tờ rơi quảng cáo mỹ phẩm, áp phích, poster quảng cáo hoặc trên internet: quảng cáo trên facebook, trên tiktok,... bạn cần cung cấp 02 bản ma-ket nội dung quảng cáo dự kiến, cũng cần có dấu xác nhận từ tổ chức hoặc cá nhân đăng ký nội dung quảng cáo.

- Bản sao chứng thực của Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm: Phiếu này cần có dấu xác nhận từ Sở y tế hoặc Cục quản lý Dược để chứng minh rằng sản phẩm mỹ phẩm của bạn đã được công bố;

- Văn bản đồng ý của chủ thể xuất hiện trong nội dung quảng cáo: Điều này đảm bảo rằng người mẫu quảng cáo mỹ phẩm đã đồng ý với việc sử dụng hình ảnh của họ;

- Giấy tờ khác: Có thể có các giấy tờ bổ sung khác cần thiết theo quy định của cơ quan quản lý. Hãy kiểm tra kỹ và chuẩn bị tài liệu cần thiết này tùy theo tình huống cụ thể.

Hãy chắc chắn rằng hồ sơ của bạn hoàn chỉnh và theo đúng quy định trước khi nộp đơn làm giấy phép quảng cáo mỹ phẩm.

3. Lưu ý khi làm giấy phép quảng cáo mỹ phẩm

Dưới đây là những lưu ý quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ xin cấp giấy phép quảng cáo mỹ phẩm:

• Tài liệu bằng tiếng nước ngoài: Nếu bạn sử dụng tài liệu bằng tiếng Anh, bạn cần dịch tài liệu này ra tiếng Việt. Bản dịch tiếng Việt phải được đóng dấu xác nhận từ đơn vị đề nghị xác nhận nội dung quảng cáo. Đối với tài liệu bằng tiếng nước ngoài không phải là tiếng Anh, cần dịch và công chứng theo quy định của pháp luật;
• Sắp xếp tài liệu: Tất cả các tài liệu trong hồ sơ: hồ sơ xin cấp giấy phép, kịch bản quảng cáo,... nên được in rõ ràng và sắp xếp theo trình tự quy định tại các điều của Thông tư 09/2015/TT-BYT. Giữa các phần cần có phân cách bằng giấy màu. Hồ sơ nên có trang bìa và danh mục tài liệu để dễ dàng theo dõi;
• Giấy tờ hiệu lực: Các giấy tờ trong hồ sơ đề nghị xác nhận nội dung quảng cáo phải còn hiệu lực. Đây có thể là bản sao chứng thực hoặc bản sao có đóng dấu của đơn vị đề nghị xác nhận nội dung quảng cáo. Tất cả các tài liệu trong hồ sơ nên được đóng dấu hoặc dấu giáp lai của đơn vị đề nghị xác nhận nội dung quảng cáo;
• Mẫu nội dung quảng cáo: Mẫu nội dung quảng cáo nên được trình bày trên khổ giấy A4. Nếu bạn có mẫu hình thức quảng cáo ngoài trời dưới dạng biển quảng cáo mỹ phẩm khổ lớn, bạn có thể trình bày trên khổ giấy A3 hoặc khổ giấy khác, nhưng cần ghi rõ tỷ lệ kích thước so với kích thước thật. Điều này giúp đảm bảo rằng nội dung quảng cáo sẽ được hiển thị đúng cách và dễ dàng kiểm duyệt.

4. Trình tự làm giấy phép quảng cáo mỹ phẩm

Làm giấy phép quảng cáo mỹ phẩm sẽ được thực hiện theo các bước sau đây:

- Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép Trước hết, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép quảng cáo cho mỹ phẩm. Hồ sơ này bao gồm các giấy tờ và thông tin cần thiết để xin giấy xác nhận nội dung quảng cáo;

- Bước 2: Nộp hồ sơ xin giấy phép Hồ sơ xin giấy phép quảng cáo cho mỹ phẩm sẽ được nộp tại Sở Y tế, cơ quan chức năng cấp giấy phép quảng cáo. Địa điểm nộp hồ sơ phụ thuộc vào nơi trụ sở chính của doanh nghiệp;

- Bước 3: Tiếp nhận và thẩm định hồ sơ Sở Y tế sẽ tiếp nhận hồ sơ và tiến hành thẩm định. Trong quá trình này, hồ sơ sẽ được xem xét để đảm bảo rằng nó đủ điều kiện và hợp lệ. Điều này có thể bao gồm việc kiểm tra xem nội dung quảng cáo phù hợp với quy định về mỹ phẩm và y tế. Đơn vị quảng cáo nên theo dõi quá trình thẩm định và sẵn sàng bổ sung hoặc sửa chữa hồ sơ theo yêu cầu từ cơ quan đăng ký;

- Bước 4: Cấp giấy xác nhận nội dung quảng cáo Sau khi hồ sơ đã được thẩm định và được xác nhận là đủ điều kiện, cơ quan đăng ký sẽ cấp giấy xác nhận nội dung quảng cáo cho đơn vị quảng cáo. Đây là bước quan trọng cho phép doanh nghiệp tiến hành quảng cáo mỹ phẩm làm giấy phép quảng cáo mỹ phẩm;

- Bước 5: Quảng cáo sản phẩm Sau khi nhận được giấy xác nhận nội dung quảng cáo, đơn vị quảng cáo sẽ bắt đầu quảng cáo sản phẩm với nội dung đã được cấp phép. Họ phải tuân thủ nghiêm ngặt nội dung quảng cáo đã được xác nhận.

Lưu ý, nếu có bất kỳ thay đổi nào về nội dung quảng cáo sau khi đã nhận giấy xác nhận, bạn sẽ cần phải thủ tục xin cấp lại giấy phép quảng cáo mỹ phẩm.

Nếu bạn cần thêm thông tin chi tiết hoặc có câu hỏi cụ thể, xin vui lòng liên hệ cơ quan đăng ký giấy phép quảng cáo mỹ phẩm hoặc luật sư chuyên nghiệp.

5. Giải đáp thắc mắc

5.1. Xin cấp giấy phép quảng cáo mỹ phẩm ở đâu?

Để thuận tiện trong việc xin làm giấy phép quảng cáo mỹ phẩm, bạn có thể chọn một trong ba cách sau:

• Nộp hồ sơ trực tiếp tại Sở Y tế thuộc tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đăng ký trụ sở chính hoặc tại Sở Y tế nơi có nhà máy sản xuất mỹ phẩm. Trong trường hợp này, bạn sẽ nộp hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền tại nơi bạn đã đăng ký;
• Nếu bạn muốn sử dụng phương thức bưu điện, bạn có thể gửi hồ sơ qua đường bưu điện. Điều này đòi hỏi bạn tìm hiểu về bưu cục gần nhất tại tỉnh/thành phố của mình và thực hiện thủ tục nộp hồ sơ tại đó;
• Cuối cùng, bạn có thể sử dụng phương thức nộp hồ sơ trực tuyến thông qua cổng thông tin của cơ quan có thẩm quyền. Đây thường là Sở Y tế của tỉnh/thành phố cấp giấy phép quảng cáo mỹ phẩm cho sản phẩm bạn sản xuất. Phương thức này cho phép bạn nộp hồ sơ một cách tiện lợi và nhanh chóng, từ bất kỳ đâu có kết nối internet.

5.2. Thời gian cấp giấy phép quảng cáo mỹ phẩm

• Sau 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ xem xét hồ sơ và đưa ra quyết định về việc tiếp nhận hoặc từ chối hồ sơ. Sau khi nhận được giấy phép quảng cáo từ Sở Y tế nơi bạn nộp hồ sơ, doanh nghiệp có quyền tiến hành quảng cáo, tổ chức hội thảo, hội nghị, sự kiện giới thiệu sản phẩm mỹ phẩm theo nội dung đã được đăng ký;
• Trong trường hợp hồ sơ không đáp ứng đủ yêu cầu theo quy định của Sở Y tế, bạn sẽ được thông báo cụ thể về những thông tin cần bổ sung hoặc điều chỉnh trong hồ sơ.

Lưu ý: Trong vòng 2 tháng, tính từ ngày mà Sở Y tế gửi thông báo yêu cầu bổ sung hoặc điều chỉnh hồ sơ, nếu không có văn bản bổ sung hoặc điều chỉnh được gửi đến Sở Y tế, hồ sơ đăng ký quảng cáo mỹ phẩm, cũng như tổ chức hội thảo và sự kiện giới thiệu sản phẩm mỹ phẩm đã nộp sẽ không được xem xét làm giấy phép quảng cáo mỹ phẩm.

5.3. Hiệu lực giấy phép quảng cáo mỹ phẩm?

Thường thì giấy phép quảng cáo mỹ phẩm không có thời hạn cố định mà nó sẽ phụ thuộc vào thời hạn trên phiếu công bố mỹ phẩm. Ví dụ, nếu thời hạn trên phiếu công bố mỹ phẩm không vượt quá 05 năm, thì thời hạn của giấy phép quảng cáo mỹ phẩm cũng sẽ không vượt quá thời hạn này làm giấy phép quảng cáo mỹ phẩm.

Cần lưu ý rằng hiệu lực của giấy phép quảng cáo mỹ phẩm có thể bị chấm dứt trước thời hạn trong một số tình huống. Điều này bao gồm trường hợp sản phẩm mỹ phẩm bị cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền khuyến cáo ngừng sử dụng hoặc bị thu hồi.

Ngoài ra, nếu có bất kỳ thay đổi nào về thông tin sản phẩm mà nó có thể ảnh hưởng đến tính an toàn và chất lượng của sản phẩm, giấy phép quảng cáo cũng có thể mất hiệu lực 

5.4. Quảng cáo mỹ phẩm nhưng không có giấy phép phạt bao nhiêu tiền?

Doanh nghiệp hoặc cá nhân tiến hành quảng cáo mỹ phẩm mà không có giấy phép sẽ phải đối mặt với mức phạt hành chính theo quy định tại Điều 67 của Luật Quảng cáo.

Theo quy định này:

• Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi quảng cáo các sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đặc biệt mà không được cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận nội dung trước khi thực hiện quảng cáo theo quy định;
• Biện pháp khắc phục hậu quả: Doanh nghiệp hoặc cá nhân sẽ bị buộc tháo gỡ, tháo dỡ hoặc xóa quảng cáo đối với hành vi vi phạm nêu trên để làm giấy phép quảng cáo mỹ phẩm.

5.5. Lệ phí xin cấp giấy phép quảng cáo mỹ phẩm

Theo quy định pháp luật về lệ phí xin giấy phép quảng cáo mỹ phẩm hiện tại là 1.600.000 đồng cho mỗi bộ hồ sơ hoặc mẫu quảng cáo. Điều này có nghĩa rằng bạn sẽ cần thanh toán lệ phí này cho mỗi mẫu quảng cáo bạn đề nghị xác nhận nội dung quảng cáo trong hồ sơ của mình.

Để đảm bảo sự phát triển và quảng bá sản phẩm mỹ phẩm một cách hiệu quả, việc xin giấy phép quảng cáo là bước quan trọng đòi hỏi sự kiên nhẫn và hiểu biết đầy đủ về các quy định, thủ tục, và lệ phí liên quan. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tạo cơ hội thúc đẩy sản phẩm và dịch vụ mỹ phẩm của họ đến gần hơn với khách hàng tiềm năng trên thị trường.