Tình huống pháp lý: Chị Nguyễn Thị A mới được nhận làm bên nhân sự của một công ty. Do chưa có kinh nghiệm nên chị muốn tư vấn để được hiểu rõ hơn một số vấn đề. Chị Nguyễn Thị A thắc mắc quá trình tuyển dụng NLĐ của doanh nghiệp diễn ra như thế nào, những hồ sơ NLĐ cần chuẩn bị là gì? Hệ quả pháp lý khi tuyển dụng lao động?
1. Tuyển dụng lao động là gì?
Tuyển dụng lao động là quá trình tìm kiếm, lựa chọn và thuê nhân viên mới cho một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Điều này bao gồm việc xác định các vị trí cần tuyển dụng, phát triển các thông tin tuyển dụng, tiến hành phỏng vấn ứng viên, kiểm tra tham chiếu và chọn lựa người phù hợp nhất cho công việc. Tuyển dụng lao động là một hoạt động quan trọng để đảm bảo rằng tổ chức có đủ lực lượng lao động cần thiết để hoạt động và phát triển hiệu quả.
2. Thủ tục tuyển dụng lao động
2.1. Hồ sơ NLĐ cần chuẩn bị gồm nội dung gì?
Theo khoản 2 Điều 7 Nghị định 03/2014/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Bộ luật lao động về việc làm thì Hồ sơ đăng ký dự tuyển lao động của người lao động gồm các văn bản sau đây:
- Phiếu đăng ký dự tuyển lao động theo mẫu do Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội quy định. Phiếu đăng ký dự tuyển lao động quy định tại Điểm a Khoản 2 Điều 7 Nghị định số 03/2014/NĐ-CP được thực hiện theo mẫu số 04 ban hành kèm theo Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH ngày 29 tháng 8 năm 2014 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 03/2014/NĐ-CP
- Bản sao các văn bằng, chứng chỉ chứng minh trình độ chuyên môn kỹ thuật; trình độ ngoại ngữ, tin học theo yêu cầu của vị trí cần tuyển;
- Giấy chứng nhận sức khỏe theo quy định của Bộ Y tế. Hồ sơ KSK của người từ đủ 18 (mười tám) tuổi trở lên là Giấy KSK theo mẫu quy định tại Phụ lục 1 ban hành kèm theo Thông tư này, có dán ảnh chân dung cỡ 04cm x 06cm, được chụp trên nền trắng trong thời gian không quá 06 (sáu) tháng tính đến ngày nộp hồ sơ KSK.
- Các giấy tờ cần thiết khác theo quy định của pháp luật.
2.2. Trình tự tuyển dụng lao động theo quy định hiện nay
Điều 7 Nghị định 03/2014/NĐ-CP quy định trình tự tuyển dụng lao động sẽ thực hiện theo các bước như sau:
*Bước 1: NSDLĐ là chị A cần phải thông báo nhu cầu tuyển dụng: Ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày nhận hồ sơ đăng ký dự tuyển lao động, người sử dụng lao động hoặc tổ chức dịch vụ việc làm hoặc doanh nghiệp cho thuê lại lao động phải thông báo công khai về nhu cầu tuyển lao động. Nội dung thông báo bao gồm:
a) Nghề, công việc, trình độ chuyên môn, số lượng cần tuyển;
b) Loại hợp đồng dự kiến giao kết;
c) Mức lương dự kiến;
d) Điều kiện làm việc cho từng vị trí công việc.
*Bước 2: NLĐ nộp hồ sơ đăng ký tuyển dụng gồm những văn bản đã liệt kê ở trên cho NSDLĐ.
*Bước 3: Khi nhận hồ sơ đăng ký dự tuyển lao động, người sử dụng lao động hoặc tổ chức dịch vụ việc làm hoặc doanh nghiệp cho thuê lại lao động có trách nhiệm quản lý hồ sơ và thông báo cho người lao động thời gian tuyển lao động. Trách nhiệm của chị A ở bước này là quản lý hồ sơ và thông báo thời gian tuyển dụng cho người ứng tuyển.
*Bước 4: Trường hợp NLĐ không trúng tuyển hoặc không tham gia dự tuyển, NSDLĐ hoặc tổ chức dịch vụ việc làm hoặc doanh nghiệp cho thuê lại lao động phải trả lại đầy đủ hồ sơ đăng ký dự tuyển lao động trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày người lao động yêu cầu. NLĐ có nhu cầu trả lại hồ sơ đăng ký dự tuyển lao động phải thực hiện yêu cầu bằng văn bản trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày thông báo kết quả tuyển lao động.
3. Các chủ thể trong quan hệ tuyển dụng lao động
Trong quan hệ tuyển dụng lao động, có hai chủ thể chính là nhà tuyển dụng và người lao động. Trong trường hợp này chị A sẽ đóng vai trò là nhà tuyển dụng. Nhà tuyển dụng là cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan hoặc tổ chức nhà nước có nhu cầu tuyển dụng lao động để thực hiện công việc của mình. Người lao động là cá nhân có năng lực, kỹ năng và kinh nghiệm để làm việc trong lĩnh vực được yêu cầu bởi nhà tuyển dụng. Người lao động có thể làm việc trực tiếp cho nhà tuyển dụng hoặc thông qua các công ty tuyển dụng, trung gian tuyển dụng.
Điểm a khoản 1 Điều 6 Bộ luật Lao động năm 2019 quy định: "Người sử dụng lao động có quyền: Tuyển dụng, bố trí, điều hành lao động theo nhu cầu sản xuất, kinh doanh; khen thưởng và xử lý vi phạm kỷ luật lao động”. Tuy nhiên khi tuyển dụng lao động cho doanh nghiệp , NSDLĐ sẽ phải lưu ý một số vấn đề như sau:
- Thứ nhất, người sử dụng lao động phải cung cấp thông tin trung thực cho người lao động về công việc, địa điểm làm việc, điều kiện làm việc, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, an toàn, vệ sinh lao động, tiền lương, hình thức trả lương,..Khi có nhu cầu tuyển lao động và phát thông báo tuyển dụng, Chị A với tư cách là người tuyển dụng phải cung cấp cho người lao động các thông tin như trên.
- Thứ hai, NSDLĐ không được phân biệt đối xử về giới tính, dân tộc, màu da, thành phần xã hội, tình trạng hôn nhân, tín ngưỡng , tôn giáo, nhiễm HIV, khuyết tật hoặc vì lý do thành lập, gia nhập và hoạt động công đoàn xuyên suốt quá trình tuyển dụng lao động, kể cả các chính sách tuyển dụng, quy trình tuyển dụng (khoản 1 Điều 8 BLLĐ 2019).
- Thứ ba, NSDLĐ ở trường hợp này là chị A cần lưu ý xem độ tuổi của NLĐ có phù hợp với công việc và NSDLĐ đang tuyển dụng không. Với nhóm NLĐ lớn hơn hoặc bằng 18 tuổi hoặc đủ 15 tuổi đến dưới 18 tuổi, công việc được phép tuyển dụng ở đây là làm việc, tự do lựa chọn việc làm, nghề nghiệp, học nghề và nâng cao trình độ nghề nghiệp và không bị phân biệt đối xử. Với nhóm từ đủ 13 tuổi đến dưới 15 tuổi thì chỉ làm các công việc nhẹ theo Danh mục công việc được phép làm
4. Hệ quả pháp lý của tuyển dụng lao động
4.1. Thông báo công khai kết quả tuyển lao động
Điểm b khoản 1 Điều 5 Thông tư số 23/2014/TTBLĐTBXH ngày 29/8/2014 Hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 03/2014/NĐ-CP ngày 16/01/2014 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về việc làm quy định đơn vị tuyển dụng phải công khai về nhu cầu tuyển lao động thông qua hình thức: Thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng. Người sử dụng lao động phải thông báo công khai kết quả tuyển lao động trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày có kết quả tuyển lao động. Trong quá trình tuyển dụng, chị A trong vòng 5 ngày làm việc từ ngày có kết quả tuyển dụng phải thông báo cho người lao động ứng tuyển.
4.2. NLĐ không trúng tuyển thì NSDLĐ phải làm gì?
Trường hợp người lao động không trúng tuyển hoặc không tham gia dự tuyển, người sử dụng lao động hoặc tổ chức dịch vụ việc làm hoặc doanh nghiệp cho thuê lại lao động phải trả lại đầy đủ hồ sơ đăng ký dự tuyển lao động trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày người lao động yêu cầu. Khoản 3 Điều 5 Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH có quy định:Người lao động có nhu cầu trả lại hồ sơ đăng ký dự tuyển lao động theo quy định tại Khoản 5 Điều 7 Nghị định số 03/2014/NĐ-CP phải thực hiện yêu cầu bằng văn bản trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày thông báo kết quả tuyển lao động
5. Tuyển dụng NLĐ không đúng trình tự thủ tục có bị phạt không?
Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP ngày 17/01/2022 của Chính phủ đã đưa ra mức phạt với hành vi vi phạm về tuyển dụng, quản lý lao động như sau:
1. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động khi có một trong các hành vi sau đây:
a) Không khai trình việc sử dụng lao động theo quy định;
b) Thu tiền của người lao động tham gia tuyển dụng lao động;
c) Không thể hiện, nhập đầy đủ thông tin về người lao động vào sổ quản lý lao động kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc;
d) Không xuất trình sổ quản lý lao động khi cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:
a) Phân biệt đối xử trong lao động trừ các hành vi phân biệt đối xử quy định tại điểm d khoản 1 Điều 13, khoản 2 Điều 23, khoản 1 Điều 36 và khoản 2 Điều 37 Nghị định này;
b) Sử dụng lao động chưa qua đào tạo hoặc chưa có chứng chỉ kỹ năng nghề quốc gia đối với nghề, công việc phải sử dụng lao động đã được đào tạo hoặc phải có chứng chỉ kỹ năng nghề quốc gia;
c) Không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định;
d) Không lập sổ quản lý lao động hoặc lập sổ quản lý lao động không đúng thời hạn hoặc không đảm bảo các nội dung cơ bản theo quy định pháp luật.
3. Phạt tiền từ 50.000.000 đồng đến 75.000.000 đồng đối với một trong các hành vi: lôi kéo; dụ dỗ; hứa hẹn; quảng cáo gian dối hoặc thủ đoạn khác để lừa gạt người lao động hoặc để tuyển dụng người lao động với mục đích bóc lột, cưỡng bức lao động nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự.
Trường hợp Quý khách hàng cần tư vấn và thắc mắc về trình tự tuyển dụng lao động, xin hãy liên hệ với Luật Ánh Ngọc để được tư vấn và báo giá.