1. Chứng thực bản sao từ bản chính là gì?
Chứng thực bản sao từ bản chính là quá trình xác nhận tính hợp lệ của một bản sao tài liệu so với bản gốc, căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định.
Trong đó:
+ Bản chính là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
+ Bản sao là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.
Việc chứng thực bản sao từ bản chính là cực kỳ quan trọng vì nó giúp đảm bảo tính trung thực, tin cậy và tính hợp lệ của các tài liệu pháp lý, quan trọng. Việc này sẽ giúp tránh được các trường hợp giả mạo hoặc chỉnh sửa tài liệu, một vấn đề rất phổ biến đối với các tài liệu quan trọng. Bên cạnh đó, quá trình chứng thực bản sao từ bản chính cũng giúp cho các bên liên quan có thể yên tâm sử dụng các bản sao tài liệu này vì đã được chứng thực bởi các cơ quan có thẩm quyền. Vì vậy, việc chứng thực bản sao từ bản chính là cực kỳ quan trọng đối với các cơ quan, tổ chức và cá nhân có liên quan đến các tài liệu pháp lý quan trọng.
2. Cơ quan nào có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính?
2.1. Thẩm quyền thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính
- Phòng Tư pháp thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính đối với:
+ Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;
+ Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
+ Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;
+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
+ Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản.
- Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc như sau:
+ Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;
+ Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;
+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;
+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;
+ Chứng thực di chúc;
+ Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;
+ Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản là động sản, quyền sử dụng đất và nhà ở.
- Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc: Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận; chữ ký trong các giấy tờ, văn bản và chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài. Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quan đại diện.
- Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc: Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận và chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng.
Như vậy, cơ quan/ tổ chức có thẩm quyền chứng thực bao gồm: Phòng Tư pháp, Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn, Cơ quan đại diện và Văn phòng công chứng. Tuy nhiên, dựa vào các việc khác nhau mà thuộc thẩm quyển của các cơ quan công chứng khác nhau theo quy định của pháp luật.
2.2. Điều kiện chứng thực bản sao từ bản chính
Khi cần chứng thực một bản sao từ bản chính của một văn bản hoặc giấy tờ, điều kiện chứng thực rất quan trọng để đảm bảo tính hợp lệ và chính xác của bản sao. Theo quy định tại Luật chứng thực, để chứng thực một bản sao từ bản chính, cần tuân thủ các điều kiện sau:
- Các giấy tờ, văn bản được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính bao gồm bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp và bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
- Bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao trong trường hợp bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ; bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung; bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp; bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.
- Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập chỉ được chứng thực bản sao khi có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Việc chứng thực bản sao từ bản chính là rất quan trọng và ảnh hưởng đến tính hợp lệ của văn bản, giấy tờ đó.
Vì vậy, cần tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật để đảm bảo được tính chính xác, hợp lệ và có giá trị của bản sao.
3. Có được yêu cầu chứng thực ở bất cứ đâu ngoài nơi thương trú không?
Theo quy định pháp luật Việt Nam về thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực thì việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc quy định không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực và việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà.
Như vậy, đối với tất cả các việc chứng thực bản sao từ bản chính không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực nên người có yêu cầu chứng thực không bắt buộc chứng thực bản sao từ bản chính tại nơi thường trú.
4. Thời hạn của bản sao được chứng thực là bao lâu?
- Bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị pháp lý như sau:
+ Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
+ Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định pháp luật hiện hành có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
+ Chữ ký được chứng thực theo quy định pháp luật có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.
+ Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
Như vậy, bản sao được chứng thực có giá trị tương đương với bản gốc trong một khoảng thời gian hợp lý cho mục đích sử dụng cụ thể. Tuy nhiên, thời hạn cụ thể có thể khác nhau tùy thuộc vào loại tài liệu được yêu cầu chứng thực. Một số bản sao được chứng thực có giá trị vô thời hạn trừ trường hợp bản chính bị cơ quan có thẩm quyền thu hồi hoặc hủy bỏ như giấy phép lái xe, ...Đối với các bản chính có xác định thời hạn thì thời hạn của bản sao được chứng thực từ bản chính là khi bản chính còn thời hạn.
Trên đây là ý kiến tư vấn của chúng tôi về Thẩm quyền thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính theo quy định mới nhất pháp luật năm 2023. Mọi vướng mắc chưa rõ hoặc có nhu cầu hỗ trợ vấn đề pháp lý khác, quý khách vui lòng liên hệ với bộ phận luật sư tư vấn pháp của Luật Ánh Ngọc để được hỗ trợ và giải đáp thắc mắc nhanh chóng. Rất mong nhận được phản hồi từ Quý khách hàng. Cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết của Luật Ánh Ngọc.