1. Quy định về con dấu của công ty
Con dấu được định nghĩa như một biểu tượng pháp lý đặc trưng cho mỗi doanh nghiệp, công ty hoặc cá nhân tham gia vào quá trình sản xuất. Chúng thường xuất hiện trong văn bản, tài liệu nội bộ và các tài liệu công khai, nhằm đảm bảo sự uy tín của các doanh nghiệp trong những văn bản đó khi thay đổi tên doanh nghiệp.
Luật Doanh nghiệp 2014 đã đề cập đến nội dung và hình thức của con dấu một cách chi tiết: Nội dung con dấu phải chứa đựng các thông tin như tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, và mẫu con dấu được thiết kế dưới các hình thức cụ thể như hình tròn, hình đa giác, hoặc các hình dạng khác. Mỗi doanh nghiệp cũng cần sử dụng một mẫu con dấu thống nhất về nội dung, hình thức và kích thước.
Điều 43 của Luật Doanh nghiệp năm 2020 mở rộng quy định, cho phép doanh nghiệp tự quyết định về loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung của con dấu cho doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và các đơn vị khác.
Ngoài ra, con dấu còn có thể mang hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Quy trình quản lý và lưu giữ con dấu được thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc các đơn vị khác, và doanh nghiệp sử dụng con dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.
2. Những trường hợp nào được thay đổi dấu công ty?
Mặc dù theo quy định của Khoản 1, Điều 44, Chương 2, Luật Doanh nghiệp được ban hành năm 2014, các công ty được ủy quyền tự do trong việc quyết định hình thức và nội dung của con dấu, nhưng điều này không đồng nghĩa với việc mọi người có thể linh hoạt thay đổi con dấu theo ý muốn.
Theo các quy định của pháp luật hiện hành, các trường hợp được phép thực hiện việc thay đổi con dấu công ty bao gồm:
- Con dấu trở nên biến dạng, mòn, hỏng và không thể tiếp tục sử dụng;
- Thay đổi tên công ty;
- Thay đổi thông tin đăng ký kinh doanh của công ty (trường hợp con dấu cũ vẫn thể hiện số đăng ký kinh doanh chứ không phải là mã số doanh nghiệp);
- Thay đổi địa chỉ của công ty sang quận/huyện/tỉnh/thành phố khác;
- Thay đổi chất liệu của con dấu;
- Thay đổi tên doanh nghiệp hoặc tổ chức;
- Thay đổi thông tin đã được ghi chú trên con dấu công ty;
- Mất mát con dấu.
3. Thủ tục thay đổi dấu công ty hiện nay
Quá trình thực hiện thủ tục thay đổi dấu công ty bao gồm các bước sau:
Bước 1: Soạn thảo công văn hủy dấu công ty cũ Các công ty được thành lập trong giai đoạn mà dấu do cơ quan công an quản lý và cấp (có giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu) cần trả lại dấu cũ cho cơ quan công an để tiến hành hủy dấu cũ.
Bước 2: Tiến hành khắc lại dấu công ty mới Doanh nghiệp liên hệ với các đơn vị khắc dấu để đặt khắc và in dấu mới, nhớ chú ý đến yêu cầu về điều kiện kinh doanh trong lĩnh vực khắc, in dấu.
Bước 3: Soạn thảo thông báo về việc sử dụng dấu mới công ty Sau khi có dấu mới, doanh nghiệp soạn thảo thông báo về việc sử dụng dấu mới để cập nhật mẫu dấu trên cổng thông tin quốc gia về doanh nghiệp. Lưu ý, quy định thông báo mẫu dấu đã chính thức bãi bỏ theo Luật Doanh nghiệp 2020.
Bước 4: Nộp thông báo sử dụng dấu mới công ty tới cơ quan đăng ký Doanh nghiệp nộp thông báo sử dụng mẫu dấu mới tới Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đăng ký trụ sở chính.
Bước 5: Tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra, xác thực thông tin thay đổi dấu công ty Sở Kế hoạch và Đầu tư kiểm tra tính pháp lý của hồ sơ công bố mẫu dấu trước khi tiến hành thủ tục cập nhật mẫu dấu.
Bước 6: Công bố thông tin thay đổi dấu công ty Sau khi xác nhận hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, Sở Kế hoạch và Đầu tư công bố mẫu dấu trên cổng thông tin quốc gia về doanh nghiệp.
Lưu ý: Thủ tục thay đổi con dấu công ty đã có những thay đổi mới. Đối với các công ty được thành lập trước 1/7/2015, chỉ cần thực hiện Bước 1 và Bước 2. Đối với các công ty được thành lập sau ngày 1/7/2015, khi cần thay đổi dấu, chỉ cần thực hiện Bước 2 mà không cần công bố mẫu dấu trước khi sử dụng.
4. Thời gian thay đổi dấu công ty bao lâu?
Khi nhận được hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành kiểm tra và đối chiếu thông tin. Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, cán bộ phụ trách sẽ gửi lại giấy biên nhận hồ sơ đến doanh nghiệp. Trên giấy biên nhận, sẽ rõ thời gian nhận hồ sơ và sắp xếp lịch hẹn để trả kết quả cho doanh nghiệp để thay đổi dấu công ty.
Trong trường hợp hồ sơ thay đổi con dấu không đạt yêu cầu, cán bộ phụ trách sẽ thông báo và hướng dẫn doanh nghiệp cách bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.
Về cơ bản, quá trình thay đổi con dấu công ty sẽ được phân chia thành hai giai đoạn: (i) thời gian khắc dấu mới cho công ty, thường mất từ 1-2 ngày làm việc; (ii) thời gian công bố thông tin mẫu dấu mới, thường kéo dài từ 3-5 ngày làm việc.
Trên đây là những thông tin xoay quanh đề tài thay đổi dấu công ty. Để có thể được hỗ trợ cũng như tìm hiểu thông tin, quy định của pháp luật về thay đổi dấu công ty, Quý khách có thể liên hệ Luật Ánh Ngọc để được tư vấn bởi đội ngũ luật sư, chuyên viên pháp lý dày dặn kinh nghiệm.
