Chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp

Chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp là gì?

Pháp luật hiện hành không đưa ra giải thích thế nào là chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp. Điều này phần nào gây khó khăn cho các tổ chức, cá nhân khi muốn xác định chi phí để khấu trừ sau khi thành lập. 

Theo thực tiễn thực hiện, Luật Ánh Ngọc đưa ra khái niệm cơ bản về thuật ngữ này như sau: Chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp là toàn bộ các khoản chi phát sinh trước thời điểm doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, nhằm phục vụ cho việc hình thành, chuẩn bị hoạt động của doanh nghiệp.

Các khoản phí này không tạo ra doanh thu ngay nhưng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo doanh nghiệp được thành lập hợp pháp và vận hành thuận lợi từ ban đầu. 

Phân loại chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp

Để việc hạch toán chi phí diễn ra chính xác, quý bạn đọc cần xác định được các loại chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp. Theo đó, có thể phân loại thành 03 loại chi phí: chi phí thủ tục hành chính, chi phí tư vấn pháp lý, chi phí cơ sở vật chất. 

Mỗi loại chi phí sẽ có những nội dung và mục đích khác nhau, giúp hoàn thiện quá trình thành lập doanh nghiệp. Cụ thể: 

Chi phí thủ tục hành chính

Đây là các khoản phí, lệ phí nộp cho cơ quan nhà nước để đảm bảo hồ sơ thành lập doanh nghiệp được tiếp nhân. Theo Thông tư 64/2025/TT-BTC, chi phí thủ tục hành chính được chia làm 02 khoản: 

• Lệ phí đăng ký doanh nghiệp: 25.000 đồng/lần đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp trong giai đoạn từ ngày 01/07/2025 đến hết ngày 31/12/2026 và 50.000 đồng/lần đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp từ ngày 01/01/2027. Ngoài ra, phương thức nộp hồ sơ trực tuyến được miễn khoản phí này. 
• Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp: 100.000 đồng/lần

Chi phí thủ tục hành chính bao gồm lệ phí đăng ký doanh nghiệp và phí công bố nội dung là 02 khoản phí bắt buộc phải nộp ngay khi bắt đầu quy trình thành lập công ty với cơ quan đăng ký kinh doanh. 

Chi phí tư vấn pháp lý

Đây là khoản phí mà chỉ các tổ chức, cá nhân sử dụng dịch vụ của các đơn vị pháp lý mới phải bỏ ra. Theo đó, chi phí này có thể bao gồm các khoản: 

• Tư vấn lựa chọn loại hình doanh nghiệp, đặt tên, áp mã ngành nghề.
• Soạn thảo hồ sơ thành lập doanh nghiệp.
• Chi phí thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh với cơ quan nhà nước. 

Đây là khoản phí không cố định mà có sự thay đổi tùy theo số lượng dịch vụ kèm theo, ưu đãi của từng giai đoạn và đơn vị cung cấp dịch vụ tư vấn.  

Chi phí cơ sở vật chất

Trước khi thành lập doanh nghiệp, các chủ thể còn phải chú ý tới một khoản chi phí nữa là chi phí cơ sở vật chất. Đây là khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất trong các loại chi phí trước khi đăng ký kinh doanh. 

Thực tế hiện nay chỉ rõ, chi phí cơ sở vật chất thường bao gồm các khoản sau: 

• Tiền đặt cọc hoặc thuê văn phòng, nhà xưởng.
• Mua sắm máy móc, thiết bị văn phòng (máy tính, bàn ghế, máy in…).
• Chi phí tuyển dụng nhân sự ban đầu. 
• Chi phí quảng cáo, làm biển hiệu,... 

Không có một con số cụ thể nào cho chi phí cơ sở vật chất trước khi thành lập, bởi tùy vào quy mô công ty và lĩnh vực hoạt động chủ yếu của doanh nghiệp mà số tiền cần bỏ ra để mua tài sản ngày càng lớn. 

Ví dụ: Với doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực xây dựng thì phải có chi phí mua sắm hoặc thuê các loại máy như máy doa lỗ, máy mig,.... 

Tóm lại, để quá trình đăng ký doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ thì trước khi thành lập, quý bạn đọc cần chuẩn bị 03 loại chi phí: chi phí thủ tục hành chính, chi phí tư vấn pháp lý và chi phí cơ sở vật chất. Việc nắm rõ các loại chi phí này sẽ giúp chủ thể có nhu cầu thành lập công ty chủ động hơn trong việc dự trù ngân sách. 

Các chi phí phát sinh trước khi thành lập doanh nghiệp có được khấu trừ thuế GTGT không?

Một câu hỏi luôn nhận được sự chú ý của nhiều chủ doanh nghiệp là các chi phí phát sinh trước khi thành lập doanh nghiệp có được khấu trừ thuế GTGT không? Câu trả lời cho vấn đề này là Có nhưng phải đáp ứng đủ điều kiện theo pháp luật hiện hành. 

Theo đó, điểm b khoản 3 Điều 24 Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định về vấn đề này như sau: 

“3. Đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào dưới hình thức ủy quyền, cơ sở kinh doanh được khấu trừ thuế giá trị gia tăng của hàng hóa, dịch vụ mua vào dưới hình thức ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác mà hóa đơn mang tên tổ chức, cá nhân được ủy quyền bao gồm các trường hợp sau đây:

1. b) Trước khi thành lập doanh nghiệp, các sáng lập viên có văn bản ủy quyền cho tổ chức, cá nhân thực hiện chi hộ một số khoản chi mua sắm hàng hóa, vật tư và chi phí khác liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp thì doanh nghiệp được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào theo hóa đơn giá trị gia tăng đứng tên tổ chức, cá nhân được ủy quyền và phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt cho tổ chức, cá nhân được ủy quyền đối với những hóa đơn có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên”. 

Từ quy định trên có thể khẳng định, chi phí phát sinh trước khi thành lập doanh nghiệp có thể được khấu trừ thuế GTGT nếu đáp ứng điều kiện sau: 

• Văn bản ủy quyền: Phải có văn bản từ các sáng lập viên ủy quyền cho tổ chức hoặc cá nhân thực hiện chi hộ.
• Nội dung chi: Các khoản chi phải liên quan trực tiếp đến việc thành lập doanh nghiệp (mua sắm hàng hóa, vật tư, chi phí khác). 
• Hóa đơn: Có hóa đơn GTGT đầu vào mang tên tổ chức hoặc cá nhân được ủy quyền. 
• Hình thức thanh toán: Doanh nghiệp phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt hoàn trả cho bên chi hộ đối với những hóa đơn có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên. 

Như vậy, với các khoản phí trước khi thành lập đáp ứng các điều kiện về văn bản ủy quyền, nội dung chi, hóa đơn và hình thức thanh toán thì có thể được khấu trừ thuế GTGT. 

Các chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp có được đưa vào chi phí hợp lý không?

Ngoài thuế GTGT, nhiều chủ thể còn quan tâm tới vấn đề liệu các chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp có được đưa vào chi phí hợp lý không? Câu trả lời là Có. 

Theo điểm i5 khoản 2 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP thì một trong các khoản phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp là “Chi phí thành lập doanh nghiệp hoặc chi nhánh, đơn vị phụ thuộc, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp…”.

Tuy nhiên, chi phí này chỉ được đưa vào chi phí hợp lý nếu đáp ứng được 02 điều kiện sau: 

• Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.
• Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên.

Như vậy, nhằm hỗ trợ tối đa cho các doanh nghiệp mới thành lập, pháp luật hiện hành đã đưa ra quy định cho phép các chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp được đưa vào chi phí hợp lý để tính thuế thu nhập doanh nghiệp. 

Hạch toán chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp như thế nào?

Để các chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp được khấu trừ hợp pháp, việc hạch toán chính xác và đúng quy trình có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Theo đó, việc hạch toán chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp được thực hiện theo các bước sau: 

• Tổng hợp các chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp hợp lý, hợp pháp và có thể được khấu trừ (như các chi phí phục vụ cho quá trình thành lập có hóa đơn, chứng từ,..). 
• Thực hiện kết chuyển hoặc thanh toán lại cho tổ chức, cá nhân chi hộ. 
• Phân bổ vào chi phí quản lý doanh nghiệp, thông thường là trong vòng 03 năm kể từ khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. 

Quy trình hạch toán chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp thường có sự khác nhau giữa từng loại hình và cách làm của đội ngũ kế toán. Tuy nhiên quy trình chung hiện nay vẫn là tổng hợp chi phí, thanh toán lại cho chủ thể chi hộ và phân bổ các khoản chi này vào chi phí quản lý doanh nghiệp. 

Thành lập doanh nghiệp trọn gói, tối ưu chi phí tại Luật Ánh Ngọc

Với mục đích hỗ trợ các tổ chức, cá nhân thực hiện thành công quy trình đăng ký kinh doanh và có thể khấu trừ các loại chi phí trước thành lập một cách hợp pháp, Luật Ánh Ngọc cho ra đời dịch vụ thành lập doanh nghiệp trọn gói, tối ưu chi phí với những ưu điểm sau:

• Chi phí dịch vụ rõ ràng: Hiện nay chúng tôi cung cấp dịch vụ thành lập doanh nghiệp với 03 mức giá ưu đãi: 899k - 2.999k - 3.999k phù hợp với nhu cầu của từng khách hàng. 
• Tư vấn các thủ tục hành chính liên quan tới thành lập doanh nghiệp và đưa ra những lời khuyên liên quan tới khấu trừ chi phí. 

• Hỗ trợ soạn thảo hợp đồng, xin giấy phép liên quan đến ngành nghề kinh doanh có điều kiện của doanh nghiệp và nộp các tờ khai thuế, báo cáo thuế nếu sử dụng dịch vụ của chúng tôi. 
• Đưa ra tư vấn về định hướng phát triển và hoàn thiện hồ sơ nội bộ của doanh nghiệp (như điều lệ công ty…..). 

Dựa vào những ưu điểm trên, hiện nay Luật Ánh Ngọc đang là một trong những đối tác pháp lý hàng đầu trong lĩnh vực thành lập doanh nghiệp và tư vấn về các tờ khai thuế. Hãy liên hệ ngay qua hotline: 0878548558 hoặc email: lienhe@luatanhngoc.vn để nhận được tư vấn miễn phí từ đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm. 

>>>> Xem thêm: Dịch vụ thành lập công ty tại long khánh

Bài viết trên đây của Luật Ánh Ngọc đã cung cấp cho quý bạn đọc những thông tin cơ bản về các loại chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp cũng như cách hạch toán phù hợp. Việc nắm rõ các quy định này sẽ là cơ sở để quý bạn đọc đảm bảo quyền lợi của mình và tận dụng tối đa lợi thế mới thành lập.